1. Tìm hiểu cách liên hệ với Trung tâm Khu vực.

Lưu số điện thoại của điều phối viên dịch vụ ở nơi an toàn. Nếu quý vị sử dụng email, hãy xin địa chỉ email của họ. Hỏi tên và số điện thoại của giám sát viên của họ. Gọi đến số máy chủ của trung tâm khu vực nếu quý vị không thể liên hệ với điều phối viên dịch vụ hoặc giám sát viên.

2. Giúp điều phối viên dịch vụ hiểu quý vị.

Nói chuyện với điều phối viên dịch vụ để có thể giúp họ hiểu quý vị. Nói cho họ biết quý vị muốn nói chuyện bằng phương thức nào – qua email, điện thoại hoặc tin nhắn. Nói cho họ biết những điều về quý vị để họ hiểu quý vị khi đến lúc lập kế hoạch cho dịch vụ của quý vị.

3. Giữ tất cả các giấy tờ trung tâm khu vực của quý vị theo thứ tự.

Tạo một bìa hồ sơ chứa các giấy tờ trung tâm khu vực. Mỗi lần quý vị nhận được giấy tờ, hãy để giấy tờ đó lên phía trên. Bằng cách đó thì tất cả giấy tờ sẽ được xếp theo thứ tự. Nếu quý vị sử dụng máy vi tính, lưu các tập tin trung tâm khu vực vào một thư mục trên máy vi tính của quý vị. Sẽ rất hữu ích nếu giấy tờ của quý vị được xếp theo thứ tự khi nói chuyện với trung tâm khu vực hoặc những người khác về nhu cầu của quý vị.

4. Suy nghĩ về các nhu cầu của quý vị.

Suy nghĩ về những gì quý vị cần trong cuộc sống. Viết ra các nhu cầu để quý vị có thể nói chuyện với điều phối viên dịch vụ. Các nhu cầu của quý vị sẽ giúp mọi người quyết định dịch vụ quý vị nhận được. Quý vị có thể yêu cầu “thẩm định” để giúp xem quý vị có các nhu cầu gì.

5. Lập kế hoạch về các dịch vụ Trung tâm Khu vực mà quý vị sẽ yêu cầu.

Trước khi gặp trung tâm khu vực, tìm hiểu xem quý vị muốn và cần dịch vụ và hỗ trợ nào từ họ. Nói chuyện với gia đình, bạn bè và người biện hộ để giúp đỡ quý vị. Sử dụng Hướng dẫn Lập kế hoạch IPP để viết ra tất cả.

6. Gửi thư yêu cầu trung tâm khu vực tổ chức cuộc họp IPP.

Khi quý vị yêu cầu trung tâm khu vực tổ chức cuộc họp IPP, hãy cho họ biết quý vị sẽ yêu cầu gì. Bằng cách đó, trung tâm khu vực có thể sẵn sàng quyết định trong cuộc họp xem liệu họ có cung cấp cho quý vị dịch vụ và hỗ trợ mà quý vị yêu cầu không. Sử dụng thư mẫu trong Phụ trương H của RULA để giúp quý vị yêu cầu cuộc họp IPP. Sau khi quý vị yêu cầu cuộc họp, trung tâm khu vực phải tổ chức cuộc họp trong vòng 30 ngày kể từ ngày họ nhận được thư của quý vị. Nếu quý vị cần IPP khẩn cấp thì họ phải tổ chức cuộc họp trong vòng 7 ngày.

7. Yêu cầu và xác nhận rằng người ra quyết định có mặt tại cuộc họp của quý vị.

Luật quy định rằng quyết định về dịch vụ và hỗ trợ của quý vị phải được nhóm lập kế hoạch đưa ra trong cuộc họp. Điều này có nghĩa là một người từ trung tâm khu vực được phép nói “có” hoặc “không” với yêu cầu của quý vị (“người ra quyết định”) phải có mặt tại cuộc họp. Thông thường, người ra quyết định sẽ không tham dự cuộc họp trừ khi quý vị yêu cầu.

Đôi khi, nhóm lập kế hoạch chỉ có thể “đề xuất tài trợ” cho dịch vụ và hỗ trợ. Hoặc trung tâm khu vực có thể nói rằng không có người phù hợp tham gia cuộc họp để quyết định. Hoặc trung tâm khu vực có thể nói rằng “ủy ban POS” của họ hoặc một ủy ban khác phải phê duyệt yêu cầu của quý vị. Điều này là trái luật và có thể có nghĩa là quý vị sẽ không nhận được dịch vụ và hỗ trợ mà nhóm của quý vị đồng ý rằng quý vị nên nhận được. Có người ra quyết định tham gia cuộc họp có nghĩa là quý vị có thể nhận được quyết định cuối cùng về dịch vụ và hỗ trợ mà quý vị yêu cầu trong cuộc họp.

8. Mang theo một người bạn, người biện hộ, hoặc một người quen biết quý vị.

Quý vị có thể mời bất cứ người nào quý vị muốn tham dự cuộc họp IPP của quý vị. Có một người ở bên quý vị mà có thể giúp quý vị biện hộ. Quý vị có thể mời một người từ nhà, chương trình ban ngày của quý vị, trường học của con em quý vị hoặc bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ nào khác. Một số người bắt đầu chương trình “bạn bè” trong đó mỗi người đồng ý đến cuộc họp IPP của người kia để hỗ trợ.

9. Đảm bảo cuộc họp “lấy con người làm trung tâm”.

Lấy con người làm trung tâm có nghĩa là quý vị tích cực tham gia vào cuộc họp. Chính lựa chọn, ưu tiên và nhu cầu của quý vị phải là yếu tố định hướng cho thảo luận và lập kế hoạch. Yếu tố định hướng không phải là dịch vụ sẵn có hay là dịch vụ mà người ta “thường” cung cấp cho mọi người. Thảo luận về những điều quý vị thích và không thích, nhu cầu hỗ trợ và những thứ “phải có” của quý vị trong IPP. Mọi người nên trao đổi bằng từ ngữ mà quý vị hiểu được. Quý vị có thể ghi chú lên những tờ giấy lớn dán trên tường để mọi người có thể theo dõi thảo luận. Những người tham dự cuộc họp nên làm việc theo nhóm để tìm ra những cách sáng tạo nhằm đạt được mục tiêu và ước mơ của quý vị. Đừng ngại đặt câu hỏi. Không có câu hỏi nào là quá đơn giản.

10. Đảm bảo rằng quý vị hiểu những gì mọi người nói, ngay cả khi quý vị không nói được tiếng Anh.

Trung tậm của cuộc họp IPP là quý vị (hoặc con em quý vị). Điều rất quan trọng là quý vị hiểu những gì mọi người nói. Nếu quý vị nói tiếng Anh không tốt, trung tâm khu vực phải có thông dịch viên tham dự cuộc họp và dịch các giấy tờ quan trọng cho quý vị.

11. Ghi chú về các thỏa thuận và bất đồng.

Trước khi cuộc họp kết thúc, rà soát lại những điều quý vị đã đồng ý và phản đối. Vì vậy quý vị đừng quên, quý vị hoặc một người khác nên ghi chú lại. Vào cuối cuộc họp, trung tâm khu vực phải cung cấp cho quý vị danh sách dịch vụ mà cả hai bên đã đồng ý. Danh sách này phải cung cấp thông tin chi tiết về các dịch vụ mà trung tâm khu vực sẽ thanh toán.

12. Hoàn thành tài liệu IPP.

Đảm bảo IPP thể hiện: (1) dịch vụ và hỗ trợ mà quý vị sẽ nhận được (loại và số tiền); (2) ai sẽ cung cấp dịch vụ; Và (3) khi nào thì dịch vụ sẽ bắt đầu. Nếu dịch vụ không thể bắt đầu ngay thì IPP phải cho biết những bước nào sẽ được thực hiện, ai chịu trách nhiệm thực hiện từng bước, và thời hạn hoàn thành từng bước. Luật quy định những điều này phải có trong IPP.

13. Ký IPP (hoặc danh sách dịch vụ đã đồng ý) trong cuộc họp.

IPP mà quý vị ký phải liệt kê mục đích và mục tiêu cụ thể cũng như dịch vụ quý vị sẽ nhận được. Đừng ký vào một tờ giấy chỉ nói rằng quý vị đồng ý với “kế hoạch đề xuất”. Có thể trung tâm khu vực không viết toàn bộ IPP trong cuộc họp. Nhưng họ phải cung cấp cho quý vị danh sách dịch vụ đã đồng ý. Sau đó, trung tâm khu vực có thể soạn thảo IPP trên biểu mẫu mà họ sử dụng và gửi cho quý vị. Hãy nhớ rằng, quý vị có thể đồng ý với các phần của IPP và viết rằng quý vị không đồng ý với các phần khác. Quý vị có thể đồng ý với một số dịch vụ và viết rằng quý vị không đồng ý với việc không nhận được các dịch vụ khác mà quý vị yêu cầu trong IPP.

Nếu quý vị và trung tâm khu vực không thể thống nhất được quyết định cuối cùng về bất kỳ vấn đề nào, quý vị có thể tổ chức cuộc họp IPP thứ hai trong vòng 15 ngày. Trong cuộc họp thứ hai, quý vị không cần phải đợi ủy ban hoặc giám sát viên đưa ra quyết định. Quý vị có thể nói chuyện trực tiếp với người ra quyết định trong cuộc họp thứ hai. Nếu câu trả lời tại cuộc họp thứ nhất là “không”, thì quý vị không cần phải đến cuộc họp thứ hai nhưng quý vị có thể yêu cầu thông báo bằng văn bản và hỏi về cách kháng cáo.

14. Nhận thông báo bằng văn bản về bất kỳ quyết định từ chối nào.

Nếu trung tâm khu vực nói “không” với bất kỳ dịch vụ mới nào mà quý vị yêu cầu, họ phải gửi thư cho quý vị (thông báo bằng văn bản) về quyết định từ chối trong vòng 5 ngày. Nếu trung tâm khu vực cho biết họ muốn thay đổi hoặc chấm dứt một dịch vụ mà quý vị đang nhận, họ phải gửi cho quý vị thông báo bằng văn bản 30 ngày trước khi thay đổi hoặc chấm dứt dịch vụ.

Nếu trung tâm khu vực cho rằng có “sự đồng thuận” khi họ từ chối một dịch vụ mới hoặc thay đổi, giảm bớt hoặc ngừng dịch vụ mà quý vị đang nhận, thì họ có thể không gửi thư. “Sự đồng thuận” có nghĩa là quý vị đã viết hoặc ký một thứ gì đó thể hiện rằng quý vị đồng ý. Nếu quý vị không viết hoặc ký bất cứ thứ gì nói rằng quý vị đồng ý, trung tâm khu vực phải gửi thư cho quý vị nói rằng họ tin tưởng với thiện chí rằng quý vị đồng ý. Thư này phải nêu lý do trung tâm khu vực tin rằng quý vị đồng ý, hành động họ đang thực hiện và lý do cho hành động đó, cũng như cách quý vị có thể phản đối và kháng cáo.

15. Kháng cáo nếu mọi việc không làm quý vị hài lòng.

Nếu quý vị không đồng ý, nhanh chóng nộp kháng cáo nếu quý vị muốn phản đối quyết định của trung tâm khu vực. Quý vị phải nộp kháng cáo trong vòng 30 ngày nếu quý vị muốn các dịch vụ mà quý vị đang nhận được giữ nguyên trong suốt quá trình kháng cáo. Điều này được gọi là “hỗ trợ trong khi chờ xử lý”. Nếu đó là quyết định từ chối một dịch vụ mới hoặc quý vị không cần hỗ trợ trong khi chờ xử lý thì quý vị có 60 ngày để kháng cáo. Nếu trung tâm khu vực trì hoãn việc ra quyết định, hãy yêu cầu họ ra quyết định hoặc coi việc trì hoãn của họ là quyết định từ chối và nộp kháng cáo.

16. Nộp khiếu nại nếu mọi việc không làm quý vị hài lòng.

Nếu quý vị không nhận được thông báo hoặc thư từ chối, liên hệ với điều phối viên dịch vụ. Nếu quý vị vẫn không nhận được thông báo hoặc thư, nộp khiếu nại hành chính (được gọi là “khiếu nại 4731”) vì không nhận được. Nếu trung tâm khu vực không cung cấp dịch vụ đã đồng ý, nộp khiếu nại “4731”.

Đọc thêm về Kháng cáo và Khiếu nại trong Chương 10 của Các Quyền theo Đạo luật Lanterman