1. Sepa cómo ponerse en contacto con el Centro Regional.

Guarde el número de teléfono de su coordinador de servicios en un lugar seguro. Si utiliza el correo electrónico, pídale su dirección de correo electrónico. Pregunte el nombre y el número de teléfono de su supervisor. Llame al número principal del centro regional si no puede contactar con su coordinador de servicios o supervisor.

2. Ayude a su coordinador de servicios a que le conozca a usted.

Hable con su coordinador de servicios para que usted pueda ayudarle a que le conozca a usted. Dígale cómo le gusta comunicarse: por correo electrónico, teléfono o mensaje de texto. Cuéntele otras cosas sobre usted, para que se acuerde de usted cuando sea el momento de organizar sus servicios.

3. Tenga toda la documentación del centro regional en orden.

Prepare una carpeta o archivador con la documentación del centro regional. Cada vez que reciba un documento, póngalo el primero. De este modo, todos estarán en orden. Si utiliza una computadora, guarde los archivos del centro regional en una carpeta dentro de esta. Es útil tener los documentos organizados cuando hable sobre sus necesidades con el centro regional o con otras personas.

4. Piense sobre sus necesidades.

Piense sobre lo que necesita en la vida. Escríbalo para que pueda hablar de ello con su coordinador de servicios. Sus necesidades ayudarán a todos a determinar los servicios que usted recibirá. Puede solicitar que se le realice una “evaluación” que ayude a determinar cuáles son sus necesidades.

5. Planee qué servicios solicitará del centro regional.

Antes de reunirse con el centro regional, determine qué servicios y ayudas quiere y necesita de este. Hable con su familia, amigos y defensores legales para que lo ayuden. Use la Guía de planificación del IPP para redactar su solicitud.

6. Envíe al centro regional una carta para solicitar la celebración de una reunión del IPP.

Cuando solicite al centro regional una reunión del IPP, indique lo que les pedirá. De este modo, el centro regional puede estar listo para decidir en la reunión si le dará los servicios y los apoyos que usted solicita. Utilice la carta de ejemplo del Suplemento H de RULA a modo de ayuda para solicitar una reunión del IPP. Una vez que solicite una reunión, el centro regional deberá celebrarla en un plazo de 30 días a partir de la fecha en que reciban su carta. Si necesita obtener un IPP de emergencia, la reunión debe celebrarse en un plazo de 7 días.

7. Solicite y confirme que en la reunión estará presente alguien con capacidad para tomar una decisión.

La ley establece que el equipo de planificación debe tomar las decisiones sobre sus servicios y apoyos en la reunión. Esto quiere decir que en la reunión debe estar presente alguien del centro regional con autoridad para decir “sí” o “no” a sus solicitudes (la “persona con capacidad para tomar una decisión”). A menudo, la persona con capacidad para tomar una decisión no asistirá a la reunión a menos que usted lo solicite.

A veces, el equipo de planificación solo puede “recomendar el financiamiento” de los servicios y apoyos. Otras veces, el centro regional puede argumentar que en la reunión no están presentes las personas que pueden tomar la decisión. En otras ocasiones, el centro regional puede decir que el “comité del POS” u otro comité son quienes deben autorizar su solicitud. Esto contraviene la ley, y puede significar que no recibirá los servicios y apoyos que su equipo determine que usted debe recibir. Contar con una persona con capacidad para tomar una decisión en la reunión significa que la decisión definitiva sobre los servicios y apoyos que usted solicite se tomará en la reunión.

8. Traiga a un amigo, un defensor legal o alguien que lo conozca.

Puede invitar a quien quiera a su reunión del IPP. Lleve a alguien que pueda ayudarle a defender sus derechos. Puede invitar a algún miembro de su hogar, de su programa de día, de la escuela de su hijo o de cualquier otro prestador de servicios. Algunas personas inician programas de “compañeros” en los que unas y otras se comprometen a participar en las reuniones de los demás para prestarse apoyo mutuo.

9. Asegúrese de que la reunión se “centre en la persona”.

Que una reunión se centre en la persona significa que usted participe en ella. Deben ser sus decisiones, preferencias y necesidades las que guíen la conversación y la planificación. No debe tratarse de qué servicios están disponibles o son los que “habitualmente” prestan a las personas. Hable sobre lo que le gusta y lo que no, los apoyos que necesita y aquello de “a lo que no puede renunciar” en el IPP. Todos deben utilizar un lenguaje que usted pueda comprender. Puede tomar notas en hojas de papel de gran tamaño colocadas en las paredes para que todos puedan seguir la conversación. Las personas presentes en la reunión deben trabajar en equipo para encontrar formas creativas de satisfacer sus metas y sueños. No tenga miedo a hacer preguntas. No hay preguntas obvias.

10. Asegúrese de comprender lo que se dice, incluso si no habla inglés.

La reunión del IPP se trata de usted (o de su hijo). Es muy importante que usted comprenda lo que los participantes digan. Si no domina el inglés, el centro regional debe contar con un intérprete y traducir los documentos importantes para usted.

11. Tome notas sobre los puntos de acuerdo y desacuerdo.

Antes de que finalice la reunión, repase aquello en lo que hayan llegado a un acuerdo y en lo que no. Para no olvidarse de nada, usted u otra persona deben tomar notas. Al final de la reunión, el centro regional debe darle una lista de los servicios que ambos hayan acordado. La lista debe informar de forma detallada sobre los servicios que el centro regional pagará.

12. Complete el documento del IPP.

Asegúrese de que en el IPP se indiquen: (1) los servicios y apoyos que usted recibirá (el tipo y la cantidad); (2) quién prestará los servicios; y (3) cuándo comenzarán los servicios. Si los servicios no pueden comenzar inmediatamente, el IPP debe indicar qué pasos se van a dar, quién es el responsable de dar cada uno de ellos y los plazos para completarlos. La ley establece que deben incluirse en el IPP.

13. Firme el IPP (o la lista de los servicios acordados) en la reunión.

El IPP que firme debe enumerar sus metas y objetivos específicos, así como los servicios que usted recibirá. No firme ningún documento que simplemente diga que usted acepta un “plan propuesto”. Es posible que el centro regional no redacte la totalidad del IPP en la reunión, pero deben proporcionarle una lista de los servicios que se acuerden. Posteriormente, el centro regional puede redactar el IPP en el formulario que utilice y enviárselo a usted. Recuerde, puede aceptar partes del IPP y escribir que no está de acuerdo con otras partes. Puede aceptar algunos servicios y escribir que no está de acuerdo con el hecho de no recibir otros servicios que ha solicitado en el IPP.

Si usted y el centro regional no pueden llegar a una decisión definitiva sobre un asunto, puede celebrar una segunda reunión en un plazo de 15 días. En la segunda reunión, no debe tener que esperar a que un comité o un supervisor tomen una decisión. En la segunda reunión debe poder hablar directamente con una persona con capacidad para tomar una decisión. Si la respuesta que recibe en la primera reunión es “no”, no tiene que participar en una segunda reunión, pero puede solicitar que se lo notifiquen por escrito y también la información sobre cómo apelar.

14. Obtenga una notificación por escrito de las denegaciones.

Si el centro regional dice “no” a alguno de los nuevos servicios que usted solicite, deben proporcionarle una carta (una notificación por escrito) de la denegación en un plazo de cinco días. Si el centro regional dice que quiere cambiar o suspender alguno de los servicios que usted ya recibe, deben notificárselo por escrito 30 días antes de que se produzca el cambio o la suspensión.

Si el centro regional piensa que existe “consentimiento mutuo” cuando deniegan un nuevo servicio, o cuando cambian, reducen o suspenden algún servicio que ya está recibiendo, es posible que no le envíen una carta. “Consentimiento mutuo” significa que usted escribió o firmó algo para constatar que usted está de acuerdo. Si no escribió ni firmó nada que diga que usted está de acuerdo, el centro regional debe enviarle una carta en la que indiquen que creen, de buena fe, que usted está de acuerdo. En la carta debe indicarse por qué el centro regional cree que usted está de acuerdo, la medida que van a tomar y por qué, y cómo usted puede mostrar su desacuerdo y apelar.

15. Apele si hay algún problema.

Si no está de acuerdo, presente una apelación rápidamente si quiere recurrir la decisión del centro regional. Debe presentar la apelación en un plazo de 30 días si durante la apelación quiere seguir recibiendo sin cambios los servicios que ya recibe. Esto se conoce como pago de ayuda pendiente de la celebración de la audiencia (aid paid pending). Si se trata de la denegación de un nuevo servicio o si usted no necesita el pago de la ayuda pendiente de la celebración de la audiencia, tiene 60 días para apelar. Si el centro regional retrasa la decisión, insista en que tomen una decisión o trate el retraso como una denegación y presente una apelación.

16. Presente una queja en caso de algún problema.

Si no recibe un aviso o una carta de denegación, comuníquese con su coordinador de servicios. Si sigue sin recibirla, presente una queja administrativa (llamada “queja de la sección 4731”) por no haber recibido una notificación o una carta. Si el centro regional no le presta los servicios acordados, presente una “queja de la sección 4731”.

Lea más sobre las apelaciones y quejas en el capítulo 10 de Derechos conforme a la Ley Lanterman