Contratistas independientes o empleados por cuenta propia: cómo reportar al Seguro Social los ingresos devengados

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Contratistas independientes o empleados por cuenta propia: cómo reportar al Seguro Social los ingresos devengados

Este paquete informativo es para aquellas personas que obtienen ingresos devengados de su trabajo como contratistas independientes o al trabajar por cuenta propia y que al mismo tiempo reciben beneficios por discapacidad del Seguro Social. Se considera que los contratistas independientes trabajan por cuenta propia.

Este paquete informativo es para aquellas personas que obtienen ingresos devengados de su trabajo como contratistas independientes o al trabajar por cuenta propia y que al mismo tiempo reciben beneficios por discapacidad del Seguro Social. Se considera que los contratistas independientes trabajan por cuenta propia. Aunque los pagos por servicios a las personas que trabajan por cuenta propia no tienen ninguna deducción, usted tiene derecho a realizar ciertas deducciones para determinar sus Ganancias Netas de Trabajo por Cuenta Propia (NESE, Net Earnings from Self-Employment). Esta guía le mostrará las deducciones disponibles y cómo sus NESE pueden afectar a sus beneficios mensuales de Seguridad de Ingreso Suplementario (SSI, Supplemental Security Income) o del Seguro de Incapacidad del Seguro Social (SSDI, Social Security Disability Insurance).

Si tiene preguntas sobre los beneficios por discapacidad que le corresponden y sus ingresos devengados, llame al número gratuito de Disability Rights California 1-800-776-5746, y pida hablar con nuestro Defensor Legal Laboral y del Seguro Social (Social Security and Work Advocate). También puede visitar el sitio web del Seguro Social sobre los beneficios por discapacidad y trabajo en www.ssa.gov/work, o la página sobre los beneficios del gobierno en nuestro sitio web en www.disabilityrightscalifornia.org. “El Libro Rojo de Apoyos de Empleo” (“Red Book on Employment Support”) del Seguro Social está disponible en el sitio web del Seguro Social en http://www.ssa.gov/redbookhttp://www.ssa.gov/redbook y en su oficina local del Seguro Social; pregunte por el Libro Rojo (Red Book). En las páginas siguientes se citan varias normas que pueden consultarse en www.ssa.gov/regulations/index.htm#top.

Pulse en “Código de reglamentos federales” (“Code of Federal Regulations”). También puede pedir ayuda a un bibliotecario en su biblioteca local.

Debe guardar copias de sus documentos; no dependa del sistema de archivos del Seguro Social. Si recibe beneficios de Seguridad de Ingreso Suplementario (SSI, Supplemental Security Income) o del Seguro de Incapacidad del Seguro Social (SSDI, Social Security Disability Insurance), usted debe:

  • Guardar una copia de todo lo que le envíe el Seguro Social. ¡Guarde los sobres!
  • Guardar una copia de todo lo que usted envíe al Seguro Social.
  • Tome notas siempre que hable o se reúna con empleados del Seguro Social. Escriba el nombre del empleado, el asunto del que hablaron y la fecha en la que hablaron o se reunieron.

Recomendamos que use una perforadora para poder archivar sus documentos en un cuaderno. También recomendamos que archive un sobre tipo manila de la misma manera para así poder guardar los talones y los recibos.

Ingresos brutos frente a ganancias netas de trabajo por cuenta propia (NESE):

Para determinar sus ingresos devengados, el Seguro Social se fija en sus ingresos brutos antes de contabilizar las deducciones. Sin embargo, si usted es un contratista independiente o trabaja por cuenta propia, es posible que sus ingresos no sean la cantidad que haya recibido como pago por sus servicios, sino una cantidad inferior. Esto se debe a que usted puede tener gastos de negocio que reducen sus ingresos. La Administración del Seguro Social (SSA, Social Security Administration) denomina Ganancias Netas de Trabajo por Cuenta Propia (NESE) a los ingresos que resultan al descontar sus gastos u otras deducciones.

Deducciones disponibles para calcular sus NESE:

Las NESE son la cantidad que queda después de descontar los gastos autorizados por el Servicio de Impuestos Internos (IRS, Internal Revenue Service) en los que haya incurrido durante el desempeño de su labor profesional, de los pagos que haya recibido como contratista independiente o empleado por cuenta propia. La SSA también permite que deduzca de sus ganancias el 50% del impuesto del Seguro Social que haya pagado.1 (El IRS a veces llama “ingresos brutos ajustados” (“adjusted gross income”) a la cantidad que queda después de deducir los gastos de negocio permitidos y la mitad de sus impuestos del Seguro Social. Esta es la cantidad sobre la que pagaría el impuesto sobre la renta si sus ganancias fueran lo suficientemente altas). Consulte las secciones 404.1080, 404.1081, 416.1110(b) del Título 20 del Código de Regulaciones Federales (C.F.R., Code of Federal Regulations).

Cómo determinar los ingresos contables en el programa de SSI (Título XVI)

Cómo contabiliza los ingresos de trabajo por cuenta propia el Seguro Social si usted recibe SSI: si usted trabaja por cuenta propia, el Seguro Social contabiliza sus NESE. Las NESE anuales se dividen a partes iguales entre los meses del año tributable para obtener las NESE de cada mes. Las pérdidas netas comprobadas derivadas del trabajo por cuenta propia se dividen a lo largo del año tributable de igual manera que las ganancias netas. Sección 416.1111(b) del Título 20 del C.F.R. Las NESE se usan a continuación para determinar el beneficio mensual de SSI que le corresponde.

Ejemplo: usted sólo recibe SSI y no tiene ningún otro ingreso devengado o no devengado. Usted tiene un contrato con una agencia para trabajar como consultor. El contrato tiene vigencia del 1 de julio de 2010 al 30 de junio de 2011. El contrato especifica que su remuneración como consultor será de $120 al día. Usted trabaja tres días durante los seis meses comprendidos entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de junio de 2011. Imagine que no ha incurrido en ningún gasto de negocio y que no ha pagado el impuesto de Seguro Social como trabajador por cuenta propia.2 Sus NESE se determinan de la siguiente manera:

Sus ganancias de $360 durante el año natural 2011 se dividirían por 12. Esto es igual a unos ingresos devengados de $30 al mes.

La cantidad del beneficio mensual de SSI se calcula de la siguiente manera:

Ingresos devengados brutos $ 30.00
Menos $20 de deducción por ingresos varios* (20.00)
Menos $65 de deducción por ingresos devengados (65.00)
Menos los gastos de trabajo relacionados con la incapacidad (IRWE) - 0 -
Subtotal - 0 -
Menos el 50% del subtotal - 0 -
Menos los gastos de trabajo de personas ciegas - 0 -
Ingresos contables de SSI - 0 -

*Si usted no tiene ingresos no devengados, puede deducir los $20 de la deducción por ingresos varios de los ingresos devengados.

Basándose en este cálculo, sus beneficios de SSI no cambiarían.

Cómo contabiliza los ingresos de trabajo por cuenta propia el Seguro Social en el programa SSDI (Título II):

Periodo probatorio de trabajo (Trial Work Period)

Si durante cualquier mes usted tiene NESE que superen $720 en 2011 o trabaja más de 80 horas, independientemente de las ganancias totales, ese mes contaría como un mes de periodo probatorio de trabajo (TWP, Trial Work Period). Usted sólo cuenta con nueve TWP en de un periodo de 60 meses consecutivos. Los nueve TWP no tienen por qué ser consecutivos. Sección 404.1592 del Título 20 del C.F.R.

Periodo de restitución de 36 meses, periodo extendido de derecho (EPE,Extended Period of Eligibility)

El periodo de restitución comienza inmediatamente después de su noveno TWP. Este periodo tiene una duración de 36 meses consecutivos. La SSA puede suspender los beneficios si las NESE de una persona superan el nivel de trabajo sustancial y lucrativo (SGA, Substantial Gainful Activity) ($1,000.00 en 2011) durante el periodo de restitución. Para determinar si el trabajo cuenta como SGA, la SSA debe aplicar todos los incentivos de trabajo, como por ejemplo los gastos de trabajo relacionados con la incapacidad (IRWE, Impairment Related Work Expenses) (consultar más abajo). Los beneficios pueden reanudarse durante el periodo de restitución si el trabajo está por debajo del nivel de SGA. Sin embargo, los beneficios pueden suspenderse permanentemente si el trabajo supera el nivel de SGA después de los 36 meses del periodo de restitución. Sección 404.15929(a) del Título 20 del C.F.R.

Aviso sobre los incrementos anuales de los niveles SGA y TWP

El Seguro Social incrementará anualmente (a) la cantidad que puede percibir en un mes antes de que ese mes se contabilice como un periodo probatorio de trabajo y (b) la cantidad que puede percibir antes de que las ganancias cuenten como “trabajo sustancial y lucrativo” o SGA para los programas del Título II del Seguro Social para personas discapacitadas y personas ciegas. Secciones 404.1574(b)(2)(ii), 404.1592(b)(2)(ii) del Título 20 del C.F.R. Sin embargo, cuando no haya un aumento del costo de vida, no habrá un aumento en el periodo probatorio de trabajo o el SGA.3

Deducciones especiales por ciertos gastos de trabajo

Los gastos de trabajo relacionados con la incapacidad (IRWEs, Impairment Related Work Expenses) son gastos relacionados con su discapacidad que usted paga de su bolsillo si son necesarios para permitirle trabajar, incluso si usted incurriera en esos mismos gastos si no trabajara. Secciones 404.1576, 416.976 del Título 20 del C.F.R. Los IRWE se aplicarán si usted trabaja y recibe un beneficio por discapacidad (consultar más abajo). Algunos ejemplos de IRWE son los servicios de un ayudante (attendant care) en el trabajo para prepararlo para trabajar o para volver al trabajo, costos de transporte si usted no puede usar o depender del transporte público a causa de su discapacidad. Consulte el Libro Rojo para ver más ejemplos.

Los IRWE para las personas que reciben SSI: los IRWE que usted paga de su bolsillo se pueden deducir de sus ingresos devengados. Sus ingresos contables (la cantidad en la que se reduciría su subsidio de SSI) se determina después de deducir los IRWE junto con otras deducciones por ingresos devengados. Esta deducción está disponible para las personas que reciben SSI por discapacidad, excepto para las personas ciegas (consultar más abajo acerca de las personas ciegas). También está disponible para las personas que reciben SSI por su edad (65 años de edad o más), pero que tienen una discapacidad y recibieron SSI por discapacidad en el mes previo a cumplir los 65 años de edad. Sección 416.1112(c)(6) del Título 20 del C.F.R.

Gastos de trabajo relacionados a la ceguera de SSI (SSI Blind Work Expenses): las personas que reciben SSI por ceguera no cumplen los criterios de elegibilidad para deducir los gastos de trabajo relacionados con el impedimento. Sin embargo, sí se pueden deducir los gastos de trabajo por ceguera, que son los gastos razonables relacionados con el trabajo. Esto incluiría la mayoría de los IRWE y otros gastos relacionados con el trabajo pero que no están relacionados con la incapacidad (las deducciones obligatorias por impuestos o contribuciones a un fondo de pensiones, el costo del transporte público, los uniformes, el equipamiento, las comidas en el trabajo, etc.). Para más información, consulte el Libro Rojo. Esta deducción está disponible para las personas menores de 65 años que reciben SSI y para las personas mayores de 65 años que recibieron SSI el mes previo a su 65.o cumpleaños. Sección 416.1112(c)(8) del Título 20 del C.F.R.4

IRWE para las personas que reciben beneficios del Seguro Social (Título II) por discapacidad o ceguera, incluyendo el Seguro de Incapacidad del Seguro Social (SSDI, Social Security Disability Insurance), Beneficios para un Adulto Incapacitado desde la Niñez (DAC, Disabled Adult Child), Beneficios por Incapacidad en la Niñez (CDB, Child Disability Benefits) o Beneficios para Viudas Incapacitadas (Disabled Widow Benefits): los IRWE que usted paga de su bolsillo se deducen de sus ingresos devengados antes de comprobar si sus ingresos son lo suficientemente altos como para indicar que su trabajo puede constituir una SGA.

Los IRWE se deducen de sus ganancias netas de trabajo por cuenta propia para determinar si sus ingresos devengados después de los IRWE es superior a $1,000 en 2011 (si usted recibe beneficios por discapacidad) o más de $1640 en 2011 (si usted recibe beneficios por ceguera). Sección 404.1574(b) (1), 404.1576 del Título 20 del C.F.R. Los IRWE no se deducen de las ganancias para comprobar si un mes cuenta como un mes de periodo probatorio de trabajo.5

Cómo reportar sus ingresos al Seguro Social

Cómo reportar al Seguro Social las ganancias netas de trabajo por cuenta propia y cómo usar los formularios incluidos en este paquete

Si usted recibe SSI: hay muchos cambios de los que debe informar al Seguro Social. Sección 416.708 del Título 20 del C.F.R. Uno de los cambios de los que debe informar es la disminución o el aumento de los ingresos. Sección 416.708(c) del Título 20 del C.F.R. Usted tiene la obligación de informar de cualquier cambio, incluyendo un aumento o una disminución de los ingresos no más tarde del día 10
del mes siguiente al mes en el que el cambio tuvo lugar. Sección 416.714(a) del Título 20 del C.F.R. Le recomendamos que informe del cambio antes del día 10, de ser posible. Si no informa para el día 10, el Seguro Social puede penalizarle mediante la reducción o suspensión de su SSI. Secciones 416.722 a 416.730 del Título 20 del C.F.R.

Si usted recibe beneficios por discapacidad del Título II del Seguro Social: el reglamento del Seguro Social indica que debe informar sin demora al Seguro Social si empieza a trabajar (incluyendo trabajo por cuenta propia o como contratista independiente). En lo sucesivo, deberá informar de cualquier aumento.

Una razón para llamar IRWE a un gasto, en lugar de un gasto de negocio, es si usted necesita trimestres de trabajo adicionales para poder optar a los beneficios del Seguro Social. En 2011, usted debe ganar $1,120 en ingresos autorizados para conseguir un crédito de trabajo para el Seguro Social o Medicare y $4,480 para obtener el máximo de cuatro créditos anuales.

En su carga de trabajo (ej.: aumento del número de horas que trabaja) o aumento de sus ingresos. Sección 404.1588 del Título 20 del C.F.R. También debería informar de cualquier disminución en el número de horas trabajadas o de sus ingresos, o si deja de trabajar por cuenta propia.

No espere para reportar sus ingresos devengados del trabajo por cuenta propia porque no haya determinado sus deducciones de negocio u otras deducciones: simplemente escriba a mano algo como “todavía no se han determinado las deducciones” (“deductions not yet determined”) en el la carta que envíe por correo al Seguro Social.

Si recibe SSI y beneficios del Título II

Necesita informar a las unidades de SSI (Título XVI) y SSDI (Título II), ya que no comparten información entre sí. Envíe en un sobre aparte y a la misma dirección una copia de todo lo que envíe a la unidad del Título XVI, pero escriba “A la atención de la Unidad del Título II” (“Attention Title II Unit”) en la copia. Asegúrese de que quede constancia en sus archivos de que envió una copia tanto a la Unidad de SSDI del Título II como a la Unidad de SSI del Título XVI.

Ventajas de informar al Seguro Social: las personas indican que al informar al Seguro Social se sienten más seguras y menos temerosas a la hora de tratar con el Seguro Social; sienten que el Seguro Social las respeta más. Las personas que facilitan la información por iniciativa propia en lugar de esperar a que el Seguro Social solicite la información, sienten que tienen un mejor control de la situación.

Formularios que deben usar los beneficiarios de SSI:

Formulario de dos páginas titulado “Informe de trabajo por cuenta propia para beneficiarios de SSI.” (“SSI Recipient – Report of Self Employment”)

Modelo de carta: escriba la dirección de su oficina del Seguro Social y su información después de "Asunto" (“re.”). En el apartado (1), escriba el mes y el año del primer mes del presente año en el que trabajó por cuenta propia. Si trabajó por cuenta propia el año pasado y continúa trabajando por cuenta propia este año, o si empezó a trabajar en enero, el mes que debe escribir en este apartado es enero. En el apartado (2), escriba el primer mes del presente año en el que tuvo ingresos de trabajo por cuenta propia. Este mes puede ser el mismo mes que escribió en el apartado (1) o un mes posterior. En el apartado (3), escriba “desconocido” (unknown) si no sabe cuánto tiempo permanecerá empleado por cuenta propia. Al llegar a este punto, haga numerosas copias del formulario. Le recomendamos que haga agujeros en las copias con una perforadora para poder guardarlas en una carpeta archivadora.

Escriba la fecha en la que firme y envíe el formulario todos los meses. Los apartados (1), (2) y (3) ya deberían estar cumplimentados. En el apartado (4), escriba el mes del cual informa al Seguro Social y los ingresos brutos (antes de las deducciones de negocio) que recibió dicho mes. Si éste es el primer mes del año del cual informa, el mes a escribir en los apartados (2) y (4) será el mismo. Fotocopie los cheques o talones de cheques que recibió como pago por su trabajo. Incluya las fotocopias con los papeles que envíe al Seguro Social. Si usted pagó impuestos de trabajo por cuenta propia al Seguro Social, incluya un comprobante la cantidad que pagó.

Formulario detallado: Escriba la información sobre sus ingresos brutos (ej.: los cheques que recibe al trabajar como contratista independiente o consultor). Escriba la fecha en la que recibió un pago, quién le pagó y la cantidad. En la tabla siguiente, escriba la información referente a las deducciones por gastos de negocio (ej.: costo de las llamadas telefónicas, viajes, suministros). En la última tabla, escriba la información sobre los IRWE o los gastos de trabajo de personas ciegas. Guarde esta página en su cuaderno y actualícela al igual que los ingresos o los gastos. Incluya una fotocopia de esta hoja, junto con la primera página, cada vez que envíe un informe. Engrape las copias de los cheques que recibe y los recibos de gastos al formulario original, o guárdelos en un sobre tipo manila dentro de su cuaderno.

Asegúrese de guardar una copia de todo lo que mande o entregue al Seguro Social, incluyendo una copia del modelo de carta y una copia del formulario detallado. Aunque mantenga el formulario detallado original en su cuaderno y continúe añadiendo entradas a medida que tenga ingresos o gastos de negocio, también necesita guardar una copia de lo que envíe al Seguro Social. Escriba en su copia la fecha en la que se envió (ej.: “depositada en el buzón el 1 de diciembre de 2011”). Lleve el cuaderno con usted siempre que vaya a la oficina del Seguro Social.

Formulario titulado “Beneficiario de SSI. Informe final sobre el empleo por cuenta propia” (”SSI Recipient – Final Report re Self-Employment”)

Éste es el formulario que debe usar al terminar un periodo de trabajo por cuenta propia. Por ejemplo: si ha estado trabajando como contratista independiente o consultor bajo un contrato que ha finalizado. Envíe este formulario llenado junto con una copia del desglose que usó en los informes anteriores.

Formularios que deben usar los beneficiarios del seguro de discapacidad del Seguro Social (SSDI, DAC, viudas discapacitadas):

Escriba la dirección de su oficina del Seguro Social y su información después de "Asunto". Escriba el primer mes en un año natural en el que estuvo empleado por cuenta propia. Haga muchas copias del formulario. Le recomendamos que haga agujeros con una perforadora en las copias para poder guardarlas en una carpeta archivadora.

Debe informar el primer mes que su trabajo por cuenta propia genere ganancias. En lo sucesivo, deberá informar si las ganancias de su trabajo por cuenta propia aumentan. También deberá informar si un algún mes trabaja más de 80 horas. También le recomendamos que informe de las ganancias de su trabajo por cuenta propia aquellos meses en los que sus ingresos se reduzcan. Si no ha tenido nueve meses que cuenten como periodo probatorio de trabajo, es importante que informe de los meses siguientes a un periodo probatorio de trabajo en los que sus ganancias en 2011 sean de $720 o menos, o los meses que trabaje 80 horas o menos.

Por cada mes del que informe, envíe el modelo de carta llenado y firmado junto con una copia del formulario detallado. Escriba la fecha en la que firme y envíe el modelo de carta en la parte superior de la carta. En el segundo párrafo de la carta, escriba el mes del cual informa al Seguro Social. Compruebe si su trabajo conlleva 80 horas o menos, o más de 80 horas al mes. Fotocopie los cheques o talones de cheque que recibe como pago por su trabajo y envíe las fotocopias junto con su carta.

En el formulario detallado, escriba todos los pagos que reciba por su trabajo por cuenta propia tan pronto como los reciba. En la primera tabla, escriba la fecha en la que le pagaron, quién le pagó y la cantidad. Haga una copia del cheque o talón para poder enviarlo al Seguro Social junto con el resto de sus papeles. Guarde el original en un sobre dentro de su cuaderno. En la segunda tabla, escriba los detalles de todos los gastos de negocio. En la tercera tabla, escriba los detalles de todos los IRWE. Guarde todos los recibos de gastos o cheques cobrados en un sobre dentro de su cuaderno. Guarde el original dentro de su cuaderno.

Asegúrese de guardar una copia de todo lo que mande o entregue al Seguro Social, incluyendo una copia del modelo de carta y una copia del formulario detallado. Aunque mantenga el formulario detallado original en su cuaderno y continúe añadiendo entradas a medida que tenga ingresos o gastos de negocio, también necesita guardar una copia de lo que envíe al Seguro Social. Escriba en su copia la fecha en la que se envió (ej.: “depositada en el buzón el 1 de diciembre de 2011”). Lleve el cuaderno con usted siempre que vaya a la oficina del Seguro Social.

¡No envíe nunca sus talones de cheque o recibos originales o sus cheques cobrados, a menos que los envíe con acuse de recibo! Por experiencia, podemos decirle que muchos de los documentos que envía al Seguro Social no se archivan con el resto de su fichero.

 

 

1 Si sus ingresos totales de trabajo por cuenta propia en un año son $400.00 o más, tiene que pagar el 15.3% de los ingresos netos totales de su trabajo por cuenta propia al Seguro Social en concepto de impuestos de trabajo por cuenta propia. Consulte la página del Seguro Social sobre el trabajo por cuenta propia: http://www.ssa.gov/pubs/10022.html (enero de 2010). – (Volver al Documento Principal)

2 Usted no tiene que informar al Seguro Social o pagar el impuesto de trabajo por cuenta propia si sus ingresos son inferiores a $400.00. – (Volver al Documento Principal)

3 La Ley del Seguro Social contempla un aumento automático de los beneficios del Seguro Social y de SSI si el índice de precios del consumidor para trabajadores en áreas urbanas y oficinistas (CPI-W, Consumer Price Index for Urban Wage Earners and Clerical Workers) aumenta entre el tercer trimestre del último año en el que se decidió un ajuste por costo de vida (COLA, cost-of-living adjustment) y el tercer trimestre del presente año. Tal y como determinó la Oficina de Estadísticas Laborales (Bureau of Labor Statistics), no ha habido un aumento del CPI-W entre el tercer trimestre de 2008, el último año en el que se decidió un COLA, y el tercer trimestre de 2010. Por lo tanto, de acuerdo a la ley vigente, no puede haber un COLA en 2011. Comunicado de prensa de la Administración del Seguro Social “De acuerdo con la ley no habrá un ajuste de costo de vida para el año 2011”. Oficina de prensa de la Administración del Seguro Social, 15 de octubre de 2010. – (Volver al Documento Principal)

4 Es mejor que las personas que optan a SSI debido a su ceguera deduzcan los gastos como gastos de trabajo de personas ciegas en lugar de gastos de negocio porque los gastos de trabajo de personas ciegas se deducen después de la deducción del 50% por incentivos de trabajo. Los IRWE se deducen antes de la deducción del 50% por incentivos de trabajo. – (Volver al Documento Principal)

5 Algunos gastos pueden satisfacer los requisitos para una deducción por gastos de negocio al determinar las ganancias netas de trabajo por cuenta propia (NESE) y una deducción por gastos de trabajo relacionados con la incapacidad (IRWE) o por gastos de trabajo de personas ciegas (BWE). Usted puede deducir un gasto una única vez. No habría diferencia en el cálculo final si deduce un gasto como un gasto de negocio razonable o como IRWE, excepto como se explica en la nota a pie de página n.o 3. Sin embargo, aunque el Seguro Social no reconocerá los IRWE en los meses en los que no tuvo ingresos devengados, no existe tal limitación con respecto a los gastos de negocio permitidos por el IRS. – (Volver al Documento Principal)

 

 

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