Paquete de audiencia del centro regional

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Paquete de audiencia del centro regional

Este material lo ayudará a preparar su audiencia del centro regional. La guía se aplica a los beneficiarios del centro regional que tienen al menos 3 años.

Capítulo 1. Introducción

Tiene derecho a apelar si:

  1. Es un cliente del centro regional que solicitó un nuevo servicio y el centro se lo rechazó.
  2. El centro regional desea reducir o quitar un servicio que ya recibe.
  3. El centro regional determina que usted no reúne los requisitos para acceder a los servicios.
  4. Este manual le brinda información sobre cómo presentar una apelación y qué esperar durante dicho proceso. Si está apelando una denegación de elegibilidad, número 3, consulte nuestro Paquete de audiencia de elegibilidad del centro regional en http://www.disabilityrightsca.org/pubs/557301.pdf

Puede solicitar una audiencia si no está de acuerdo con una reducción, un cambio o una denegación de un servicio del centro regional que considere necesario. Una audiencia administrativa no es lo mismo que ir a juicio, y no hay por qué tenerle miedo. Una audiencia administrativa, a menudo denominada “audiencia imparcial”, por lo general se lleva a cabo en una sala del centro regional o cerca de él. El juez de la audiencia se conoce como un “juez de derecho administrativo”.

La sección sobre audiencias a continuación explica cómo puede solicitar una audiencia y en qué consiste dicho proceso.

Capítulo 2. El proceso de audiencia

Notificación adecuada

Si el centro regional desea denegar, reducir o dar por terminado un servicio, este debe programar una reunión del Plan de Programa Individual (IPP). Usted tiene derecho a recibir una notificación de acción (NOA) por escrito si el centro regional rechaza su solicitud. La notificación del centro regional deberá indicarle cuáles son sus planes y qué leyes respaldan su decisión. Esta información lo ayuda a decidir si debe apelar y lo ayuda a prepararse para la audiencia. La notificación tiene que decir:

  • Lo que hará el centro regional.
  • Por qué motivo lo hará.
  • Cuándo lo hará.
  • La ley, norma o política que le permite tomar las medidas en cuestión.
  • Cómo y dónde presentar una apelación.
  • Los plazos para presentar la apelación.
  • Información sobre lo que ocurre durante el proceso de apelación.
  • Cómo revisar sus registros del centro regional.
  • Dónde obtener asesoramiento para la defensa de sus derechos.

Luego de recibir la NOA, si no está de acuerdo, usted puede solicitar una audiencia. Si el centro regional deniega, reduce o da por terminado un servicio sin enviarle una notificación previa, usted aún puede apelar dicha decisión; no necesita una NOA para presentar la apelación. Simplemente debe completar el Formulario de Solicitud de Audiencia Imparcial que se encuentra en http://www.dds.ca.gov/Forms/FairHearing/DS1805.pdf.

Solicitud de audiencia

Para solicitar una audiencia, complete y envíe el Formulario de Solicitud de Audiencia Imparcial que el centro regional envió con su NOA. Envíe su solicitud de audiencia a su centro regional. Si no sabe a quién enviar la solicitud, envíela a su centro regional y a la Oficina de Audiencias Administrativas a 2349 Gateway Oaks Drive, Suite 200, Sacramento, CA 95833; o envíela por fax al (916) 376-6318.

Cómo mantener sus servicios mientras apela (“Ayuda pagada pendiente”)

Usted tiene el derecho de conservar los servicios obtenidos mientras apela, incluso si el centro regional intenta cambiarlos. Debe apelar dentro de los 10 días posteriores a la fecha en que recibió su NOA para evitar que cambien sus servicios. Esto se denomina “ayuda pagada pendiente”. Si usted solicita un nuevo servicio y el centro regional lo rechaza, no tiene derecho a acceder a la ayuda pagada pendiente

Reunión informal

Cuando presenta el Formulario de Solicitud de Audiencia Imparcial, puede solicitar una reunión informal o mediación antes de la audiencia. La reunión informal es el primer paso en el proceso de audiencia. Consiste en una reunión entre usted (y su representante, si tiene uno) y un representante del centro regional. El objetivo de la reunión es resolver el problema o, por lo menos, reducir la cantidad de problemas que se presentarán en la audiencia. Esta es su oportunidad de reunirse con un administrador del centro regional y convencerlo para que le facilite los servicios que necesita. Usted no está obligado a participar en una reunión informal. Sin embargo, si usted la solicita, el centro regional deberá realizarla. El Apéndice A incluye un organigrama secuencial de la audiencia imparcial.

Dentro de los 5 días laborales posteriores a una reunión informal, el centro regional debe enviarle una decisión por escrito. Esta decisión debe enumerar los problemas analizados en la reunión. Debe incluir, además, la decisión del centro regional respecto de cada problema, los hechos que respaldan cada decisión y las leyes, regulaciones y políticas que el centro regional utilizó para tomar su decisión. También debe explicarle el procedimiento para apelar la decisión.

Si después de la reunión informal está de acuerdo con la decisión del centro regional, puede retirar su solicitud de audiencia. Para hacerlo, complete el formulario “Notificación de Resolución” proporcionado por el centro regional. La decisión entrará en vigencia 10 días después de que el centro regional reciba el formulario “Notificación de Resolución”.

Si después de la reunión informal no está de acuerdo con la decisión del centro regional, puede continuar con la mediación o audiencia programada. No está obligado a aceptar la decisión del centro regional. 

Mediación

Si no está de acuerdo con la decisión informal, el próximo paso es la mediación. Usted o el centro regional pueden optar por no participar en la mediación. Muchos centros regionales no lo hacen. Si solicita una mediación y el centro regional la rechaza, el próximo paso disponible es una audiencia imparcial.

Una mediación es una reunión en la cual un mediador independiente y capacitado se reúne con usted y con un representante del centro regional. La mediación se realiza dentro de los 30 días de la presentación de la solicitud de audiencia. El mediador intentará encontrar intereses comunes entre ambas partes y nuevas soluciones al conflicto. El mediador no está facultado para obligar a las partes a llegar a un acuerdo. Si se llega a un acuerdo, usted firmará el documento correspondiente y el proceso de apelación culminará. Si no llega a un acuerdo, deberá proceder a una audiencia imparcial.

Todos deben considerar la mediación. Esta es a menudo una buena idea porque da a usted y al centro regional otra oportunidad de llegar a un acuerdo. Sin embargo, sí toma tiempo. El mediador es independiente e intentará ayudarlos a llegar a un acuerdo. Incluso si la mediación no funciona para usted, tendrá más información sobre el caso del centro regional. Esa información podrá ayudarlo en la audiencia imparcial. Si cree que no hay esperanzas de llegar a un acuerdo, puede decidir NO mediar. Esto se llama “renunciar a la mediación”. Sin embargo, muchas personas que piensan que no hay esperanzas de llegar a un acuerdo logran hacerlo en la mediación. Si usted o el centro regional renuncian a la mediación, asegúrese de estar preparado para la audiencia. Es posible que la fecha de la audiencia se programe para antes que si fuera a mediación.

Peticiones

Una petición es una solicitud al juez de derecho administrativo para que tome una decisión antes de la audiencia. Algunos ejemplos de peticiones incluyen peticiones para desestimar sobre la base de estatutos de limitaciones vigentes o peticiones para anular las citaciones judiciales. Tanto usted como el centro regional pueden presentar peticiones.

La Ley de Procedimiento Administrativo (“APA”) no es de aplicación a las audiencias del centro regional, pero puede ser una guía útil para contestar las peticiones. Puede encontrar la APA en http://www.dgs.ca.gov/oah/GeneralJurisdiction/APAHearings.aspx.

Algunos centros regionales presentaron peticiones para desestimar un caso. Tales peticiones solicitan que el juez no dé lugar a la audiencia porque usted no tiene derecho a ella. Este tipo de petición es poco frecuente. Además, es contraria a la ley, que garantiza su derecho a una audiencia. La única excepción es cuando no hay ninguna cuestión de hecho; por ejemplo, si la ley establece que ninguna persona reúne los requisitos para acceder a cierto servicio, independientemente de sus necesidades.

Audiencia imparcial

La audiencia imparcial es el último paso del proceso de apelación. Dicha audiencia se llevará a cabo dentro de los 50 días posteriores a su solicitud de audiencia, a menos que alguna persona solicite una fecha posterior por causas válidas. Usted y el centro regional deberán enviarse mutuamente los documentos de prueba (pruebas) y una lista de los testigos, 5 días calendario antes de su audiencia imparcial. La audiencia se lleva a cabo ante un juez de derecho administrativo (ALJ) de la Oficina de Audiencias Administrativas (OAH). En la audiencia, el centro regional expondrá sus argumentos en primer lugar. El ALJ presentará un fallo por escrito aproximadamente 10 días después de la fecha de la audiencia.

Postergaciones

Tanto usted como el centro regional pueden solicitar que se modifique la fecha de la audiencia o de la mediación. Para posponer la fecha de la audiencia, debe presentar una “petición de postergación de la audiencia y exención de los plazos”. Este es el enlace al formulario de la petición: http://www.documents.dgs.ca.gov/oah/forms/DDS_RFC_Form.pdf 

El formulario tiene un espacio en el que debe explicar el motivo por el cual necesita postergar la audiencia. La OAH concederá una postergación si se demuestra una “causa válida”. También puede adjuntar los documentos que avalen su necesidad de una postergación.

El formulario también exige que usted llame al representante del centro regional y le pregunte si está de acuerdo en postergar la audiencia. En el espacio provisto, debe escribir el nombre y el número de teléfono del representante del centro regional con el que habló. Luego, debe seleccionar si la persona estuvo de acuerdo con la postergación de la audiencia o se opuso a ella. Debe solicitarle al representante del centro regional un número de fax o una dirección de correo electrónico para enviar el formulario completo para que lo firme.

Usted o su representante deben firmar la sección titulada “Exención de los plazos establecidos por ley para las decisiones y audiencias imparciales conforme a la Ley Lanterman”. Para que le concedan una postergación, debe estar de acuerdo en “renunciar” a los plazos de la audiencia. Esto significa que usted está de acuerdo en que la audiencia se lleve a cabo más de 50 días después de la solicitud de audiencia imparcial.

Recuerde enviar el formulario al representante del centro regional por fax o correo electrónico y pedirle que lo firme. Después de firmar el formulario, debe enviarlo por fax a la OAH. Utilice el número de fax del área donde se llevará a cabo la audiencia:

  • OAH de Sacramento: 916-376-6318
  • OAH de Los Ángeles: 916-376-6395
  • OAH de San Diego: 916-376-6325
  • OAH de Oakland: 916-376-6323

Si no tiene suficiente tiempo para enviar una petición por escrito, puede intentar llamar a la OAH y solicitar una postergación por teléfono. Después de que presente la petición de postergación de la audiencia, puede consultar el sitio web de la OAH para ver si la petición ha sido otorgada: http://www.dgs.ca.gov/oah/GeneralJurisdiction/Continuances.aspx

Deberá ingresar su número de caso de la OAH para realizar la búsqueda.

Consolidación

La consolidación implica que dos o más casos que tienen problemas o cuestiones de hecho en común se tratan en el mismo momento ante el mismo juez. Puede solicitar una consolidación. La OAH también puede solicitar la consolidación de dos o más casos. Si no se siente cómodo respecto de aceptar la consolidación, puede rechazarla. El juez decidirá si se consolidan los casos de acuerdo con la Ley Lanterman y las circunstancias de dichos casos.

Intérpretes

Si usted o un testigo necesitan un intérprete, comuníquese con la OAH de inmediato. La OAH le proporcionará un intérprete certificado sin costo alguno.

Facilidad de acceso al lugar de la audiencia

El lugar de celebración de la audiencia debe ser accesible para las personas con discapacidades. Comuníquese con anticipación con la OAH a fin de confirmar la facilidad de acceso al lugar. Si una persona con una discapacidad necesita que se lleven a cabo ajustes razonables al lugar a fin de poder asistir a la audiencia, comuníquese de inmediato con la OAH para que realice los arreglos pertinentes.

Cambio de juez

No todos los jueces son iguales. Usted debe obtener información sobre el juez antes de la fecha de la audiencia. Es posible que pueda cambiar de juez si el juez designado tiene antecedentes de parcialidad o prejuicios.

Puede hacer esto presentando una petición para recusar al juez. El Apéndice B incluye un ejemplo de solicitud de cambio de juez.

Para obtener información sobre el juez designado para su caso, regístrese en el sitio web de la OAH en http://www.dgs.ca.gov/oah/GeneralJurisdiction/Calendar.aspx (calendario de jurisdicción general) e ingrese el número de su caso. El juez será designado cerca de la fecha de la audiencia. Luego, diríjase al enlace enhttp://www.dgs.ca.gov/oah/DDSHearings/DDSDecisions.aspx e ingrese el nombre del juez. Verá una lista de los casos resueltos por el juez. Lea algunos de los casos para ver si el juez designado es el apropiado para resolver su caso. De lo contrario, presente una petición para recusar al juez. Simplemente envíe por fax a la OAH la petición para recusar al juez. Brinde su información de contacto. Si no recibe notificación alguna por parte de la OAH, comuníquese con la oficina antes de la audiencia para saber si su petición fue concedida. Normalmente, la OAH concederá su petición.

Capítulo 3. Preparación para la audiencia

Determinación de su argumento legal

Su argumento legal consiste en la ley sobre la cual se basa para demostrar su elegibilidad para recibir los servicios disputados entre usted y el centro regional, y los hechos que respaldan su reclamación. Para preparar su argumento legal:

Cómo preparar sus pruebas

Las pruebas son hechos que respaldan su reclamación. Incluyen documentos y el testimonio de testigos. Solamente utilice pruebas relevantes. Las pruebas son relevantes si ayudan a demostrar que usted reúne los requisitos para acceder al servicio que el centro regional denegó o intentó reducir o quitar.

Cómo recopilar pruebas escritas (documentos)

Debe recolectar todas las pruebas escritas que respalden su argumento legal. Algunos ejemplos de pruebas incluyen:

  • Una descripción del servicio.
  • El IPP que describe los objetivos del servicio.
  • Los informes psicológicos o las evaluaciones que demuestran que necesita el servicio.
  • Los currículos del personal con capacitación especializada.
  • Los informes sobre el progreso del proveedor de servicios.
  • Las declaraciones acerca del servicio por parte del personal u otras personas.

Puede solicitar registros de escuelas, proveedores de salud y organismos gubernamentales que pudieran tener información útil. No espere para solicitar los registros. Recolectar documentos generalmente lleva más tiempo de lo que piensa.

Además de los documentos que ya existen, es posible que necesite obtener otras pruebas documentales que respalden su caso, como, por ejemplo, un informe de la evaluación por parte de un experto. Puede pedirles a personas que lo conozcan que escriban cartas o declaraciones. Un juez podría darle más peso a la información de una persona presente como testigo en la audiencia que a la de una persona que escribe una carta o declaración.

Tiene derecho a revisar los registros del archivo de su centro regional, incluidos los registros que el centro ha obtenido de agencias o personas externas. El centro regional debe permitirle el acceso a sus registros dentro de los 3 días laborales posteriores a su pedido de revisarlos. Si usted lo desea, el centro regional también deberá ayudarlo a entender sus registros. Si el archivo del centro regional incluye documentos que ayudan a demostrar su caso, deberá incluirlos en sus pruebas. No dé por sentado que el ALJ obtendrá los documentos solo porque el centro regional los tenga. El ALJ solo revisará las pruebas que usted y el centro regional decidan proporcionar.

Debe consultar las políticas y lineamientos para la adquisición de servicios (POS) del centro regional. Muchos de ellos se publican en el sitio web del centro regional. Si no puede encontrar en línea las políticas para la adquisición de servicios, comuníquese con el centro regional y solicite una copia. Si las definiciones de los servicios son útiles para su caso, inclúyalas en sus pruebas.

Puede citar judicialmente a un organismo para que presente registros para su audiencia. Una citación judicial duces tecum obliga a un organismo a presentar los registros que se encuentran en su propiedad y a verificar ante el tribunal que los registros o la documentación no han sido alterados.

Puede solicitar al organismo que lo haga mediante una declaración o un testimonio directo. En el siguiente enlace encontrará un formulario de citación judicial correspondiente a las audiencias imparciales del centro regional: http://www.documents.dgs.ca.gov/oah/forms/oah1-subpoena.pdf#search=subp….

Preparación de los testigos

El testimonio de un testigo es también un tipo de prueba. En algunas ocasiones, los testigos deben ser citados judicialmente. Una citación judicial es una orden judicial que obliga a los testigos a asistir a la audiencia a fin de prestar testimonio. Tan pronto se fije la fecha de la audiencia, envíe una citación judicial a los testigos y solicíteles que presten testimonio para asegurarse de que estarán disponibles en dicha fecha. En el siguiente enlace encontrará un formulario de citación judicial: http://www.documents.dgs.ca.gov/oah/forms/oah1-subpoena.pdf#search=Subp….

Debe escribir las preguntas para sus testigos con anticipación. Revise las preguntas con los testigos para asegurarse de que las comprendan y de que la respuesta sea conveniente para su caso. Si la respuesta del testigo no es favorable, no realice la pregunta en la audiencia. Cambiar el modo en que formula la pregunta podría resultarle útil.

También debe estar preparado para prestar testimonio, ya que usted es el mejor testigo para usted mismo o para su hijo/a. Prepárese para hablar sobre por qué necesita el servicio. Además, podría mencionar los motivos por los cuales otros servicios no tuvieron éxito. Estos ejemplos pueden ayudar a reflejar por qué necesita el servicio solicitado.

Intercambio de lista de testigos y documentos de prueba

Al menos 5 días calendario antes de la audiencia, usted y el centro regional deberán intercambiar las listas de posibles testigos y las copias de los documentos que puedan utilizar como prueba en la audiencia. Esto significa que usted y el centro regional deberán recibir la documentación y las listas 5 días antes de la audiencia. La lista de testigos deberá incluir una breve descripción sobre lo que cada testigo va a prestar testimonio. El Apéndice C incluye un ejemplo de la lista de testigos y los documentos de prueba. El ALJ podrá impedir que usted o el centro regional introduzcan cualquier documento y testigos que no se hayan intercambiado 5 días calendario antes de la audiencia. 

Capítulo 4. Durante la audiencia y después de ella

Llegue a la audiencia con tiempo suficiente. La audiencia puede ser un proceso extenso, por lo que le recomendamos que lleve agua y refrigerios. Lleve papel y lápiz para tomar nota durante la audiencia.

Declaración introductoria

Debe realizar una declaración introductoria. La declaración introductoria no es obligatoria, pero contribuye a explicar al ALJ de qué se tratará la audiencia. Su declaración introductoria debe describir el servicio que está solicitando y el motivo por el cual lo hace. Además, debe incluir la ley que respalda su petición. Asegúrese de describir al ALJ cómo es usted o su hijo/a de modo que comprenda sus necesidades o las del menor. Su declaración introductoria debe ser un resumen breve de su caso. El centro regional hará una declaración introductoria en primer lugar. A continuación, usted hará la suya.

Interrogatorio a los testigos

Testigos del centro regional

El centro regional presentará a sus testigos en primer lugar. Usted puede realizar preguntas a los testigos del centro regional una vez que el centro haya finalizado sus preguntas. Esto se llama “contrainterrogatorio”. Sus preguntas deben permitir demostrar que el testigo no comprende o no recuerda los hechos. También puede realizar preguntas que demuestren que el testigo es parcial, que cambia de discurso constantemente o que no está diciendo la verdad.

Preste especial atención mientras el testigo del centro regional presta testimonio. Es posible que observe alguna debilidad que puede mencionar posteriormente durante el contrainterrogatorio. De lo contrario, debe atenerse a formular las preguntas del contrainterrogatorio que escribió antes de la audiencia. No es una buena idea formular una pregunta cuya respuesta desconozca, a menos que considere que la respuesta probable beneficiará su argumento en gran medida. 

Sus testigos

A continuación, usted realizará preguntas a sus propios testigos. Esto se llama “interrogatorio directo”. Los testigos solo deben mencionar cosas que han hecho, visto u oído por sí mismos. Debe hacer preguntas cortas, simples y claras.

Además de presentar su argumento principal, puede formularles a sus testigos preguntas que refuten las cuestiones que los testigos del centro regional hayan planteado. De lo contrario, debe atenerse a formular las preguntas que preparó antes de la audiencia. Puede formular preguntas de seguimiento si la respuesta de su testigo no es clara.

El centro regional tendrá la oportunidad de realizar preguntas a sus testigos. El ALJ también podrá realizar preguntas a los testigos. Después de que el centro regional haya contrainterrogado a su testigo, usted tendrá la oportunidad de realizarle más preguntas. Esto se llama segundo interrogatorio directo. En este punto, puede pedirles a sus testigos que aclaren o reformulen cualquier aspecto negativo que podría haber surgido durante el contrainterrogatorio.

Declaraciones de cierre/Resúmenes de cierre por escrito

A medida que avanza en la audiencia, es posible que advierta que el juez no cuenta con toda la información necesaria para tomar una decisión adecuada. De ser así, puede solicitar al juez que “mantenga el expediente abierto”. El juez puede aceptar o rechazar esta petición. Si el juez acepta mantener el expediente abierto, permitirá que ambas partes le presenten más documentación e información luego de la audiencia.

Por lo general, al finalizar la audiencia, el ALJ pedirá que las partes realicen una declaración de cierre para resumir las pruebas recabadas. Esta es una buena oportunidad para resumir las pruebas presentadas en la audiencia y reafirmar su postura de que tiene derecho a recibir los servicios. Algunas veces, ambas partes están de acuerdo en realizar un resumen de cierre por escrito en lugar de una declaración de cierre oral.

Esta opción le permite considerar todos los testimonios antes de resumir su argumento. Un resumen de cierre por escrito debe proveer la información y los hechos que usted ha presentado, y determinar la ley que respalda su caso. Si el ALJ mantuvo el registro abierto después de la audiencia y permitió presentar más pruebas, puede incluirlas en el resumen de cierre. El Apéndice D incluye un ejemplo de resumen de cierre.

Después de la audiencia

Después de la audiencia, el ALJ tiene 10 días para escribir una decisión. El juez deberá tomar la decisión dentro de los 80 días posteriores a la solicitud de apelación. El Apéndice E incluye un ejemplo de una decisión de una audiencia. La decisión del ALJ debe:

  • Estar escrita de manera sencilla, en un tipo de lenguaje de uso diario.
  • Incluir un resumen de los hechos.
  • Incluir una declaración sobre las pruebas que usó el ALJ para tomar la decisión.
  • Incluir una decisión sobre todos los asuntos o cuestiones que figuraron en el pedido de audiencia y se presentaron durante la audiencia.
  • Mencionar las leyes, regulaciones y políticas que respaldan la decisión del ALJ.

Si no está de acuerdo con la decisión de la audiencia, tiene derecho a presentar una apelación en el Tribunal Superior. Debe hacerlo dentro de los 90 días posteriores a la recepción de la decisión. Para obtener más información acerca de este proceso, consulte Derechos contemplados en la Ley Lanterman, Capítulo 12: http://www.disabilityrightsca.org/pubs/506301Ch12.pdf

 

 

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