Nuevas normas de IHSS: Horas extra y cambios relacionados

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#5586.02

Nuevas normas de IHSS: Horas extra y cambios relacionados

Esta publicación explica cómo las leyes federales y estatales sobre horas extra afectan a los Servicios de Apoyo en el Hogar (IHSS) o a los proveedores de exención de servicios de cuidado personal (WPCS) que trabajan más de 40 horas por semana.

Esta publicación explica cómo las leyes federales y estatales sobre horas extra afectan a los Servicios de Apoyo en el Hogar (IHSS) o a los proveedores de exención de servicios de cuidado personal (WPCS) que trabajan más de 40 horas por semana.

Las Nuevas Normas Federales y Leyes Estatales Indican lo Siguiente:

  • Cuando los proveedores de Servicios de Apoyo en el Hogar y de exención de servicios de cuidado personal trabajen más de 40 horas por semana laboral, se les abonará la hora extra a una tasa equivalente a una vez y media la tarifa regular de pago por hora. 
    • No se aplican horas extra diarias. 
  • A los proveedores de IHSS ahora se les pagará, bajo determinadas circunstancias, por el tiempo de espera asociado con el acompañamiento a consultas médicas o sitios de recursos alternativos, como centros diurnos para adultos. Manual de Políticas y Procedimientos (“MPP”), artículo 30-757.15; carta a todos los condados N.° 17-42 (“ACL 17-42”) Aclaración sobre la Autorización de Acompañamiento Médico en el Programa IHSS, disponible para descarga en http://www.cdss.ca.gov/Portals/9/ACL/2017/17-42.pdf?ver=2017-06-26-111014-097
  • A los proveedores de IHSS que trabajen para más de un beneficiario en diferentes lugares el mismo día se les puede pagar por el tiempo de viaje de un lugar a otro, hasta 7 horas por semana laboral.

¿Qué son las Horas Extra y Cómo se Calculan? 

  • Por primera vez, el máximo de horas para el consumidor de IHSS se calculará por semana y por mes (4 semanas por mes). No hay cambios para la cantidad total de la autorización del consumidor.
    • El máximo de horas por semana es 283 ÷ 4 = 70,75.
    • Ejemplo: El consumidor tiene autorizadas 260 horas de IHSS por mes. 260 ÷ 4 = 65 horas/semana como máximo. El proveedor tiene derecho a hasta 25 horas extra por semana. 
  • Los consumidores deben distribuir las horas en todo el mes, independientemente de la cantidad de días que tenga, y no pueden superar la cantidad de horas mensuales autorizadas. 
  • Semana de trabajo: La semana de trabajo de IHSS está definida por estatuto y comienza a las 12:00 a. m. del domingo, incluye las siguientes 168 horas consecutivas (24 horas x 7 días) y termina a las 11:59 p. m. del sábado siguiente. 
  • Las horas extra se pagan a razón de 1,5 veces del salario por hora regular.
  • Ejemplo: Si el salario de IHSS es $10/hora: el proveedor trabaja 50 horas en una semana, recibirá $10/hora por 40 de esas horas y $15/hora por 10 horas en esa semana. 

Para la gran mayoría de los consumidores, estos nuevos límites no cambiarán la manera en que todo funciona ahora. 

¿Qué Trabajo Cuenta como Horas Extra?

  • El estado es el empleador de todos los proveedores de IHSS cuando se trata de calcular las horas extra. Las horas semanales totales de un proveedor incluyen:
    • Todas las horas trabajadas para todos los consumidores si un proveedor trabaja para más de un consumidor.
    • Ejemplo: El proveedor Peter trabaja 25 horas por semana para el consumidor John y 33 horas por semana para el consumidor Sam. Las horas semanales totales de Peter son 58. Tiene 18 horas extra por semana. 
  • Los servicios de IHSS y la Exención de Servicios de Cuidado Personal se combinan.
  • Ejemplo: La consumidora Sally recibe servicios IHSS y participa de la exención de servicios en el hogar y la comunidad [antes conocida como exención de centros de enfermería/hospitales para enfermedades agudas (NF/AH)]. La proveedora Danielle trabaja para Sally y ofrece 30 horas por semana de IHSS y 30 horas por semana de WPCS. Las horas semanales totales son 60. Danielle tiene 20 horas extra por semana. 
  • Horas de IHSS y de servicios de apoyo para la vida (SLS):
    • El Departamento de Servicios Sociales de California no combina las horas de SLS y de IHSS en la planilla de control de horas de IHSS ni para el máximo semanal o mensual de IHSS. No se sabe si las horas de SLS y de IHSS se combinarán para el pago de horas extra en el futuro.

¿De qué Manera las Nuevas Normas Par Proveedores Afectan a los Consumidores? De 5 Maneras

  1. Cálculo de horas extra: Las horas mensuales se dividirán por 4 para determinar una asignación semanal máxima. Las planillas de control de horas mostrarán las horas trabajadas en cada semana de trabajo. No hay cambios para la autorización mensual total de horas. El beneficiario y su proveedor recibirán una Notificación de Máximo de Horas Semanales (SOC 2271A o 2271). Estos documentos deben utilizarse para ayudar a establecer el cronograma semanal de trabajo de los proveedores.
  2. Limitación de la semana laboral para los proveedores que trabajan para un solo consumidor:
    • Un proveedor que trabaja para un solo consumidor no puede trabajar más de 70 horas y 45 minutos por semana para ofrecer IHSS y/o WPCS combinados. (Código de Bienestar e Instituciones, artículo 12300.4).
    • Ejemplo: Bernice tiene autorizadas 283 horas de IHSS por mes. Su asignación semanal es de 70,75 horas. Elsie, la madre de Bernice, es su única proveedora y no trabaja para ningún otro consumidor de IHSS. A Elsie se le pagarán horas extra después de las 40 horas semanales, hasta un máximo de 30,75/semana x 4 semanas = 123/mes.
    • Además, Elsie no puede trabajar más de 283 horas por mes (máximo de Bernice). Bernice debe distribuir las horas de Elsie en todo el mes, como lo ha hecho siempre. 
    • Bernice puede ajustar las horas de Elsie; Elsie puede trabajar más de 70,75 horas por semana siempre y cuando el total de horas extra en un mes no supere las 123 horas. 
  3. Limitaciones de la semana laboral para proveedores de varios consumidores: 
    • Los proveedores que trabajen para más de un consumidor no podrán trabajar más de 66 horas por semana para IHSS y/o WPCS combinados, a menos que hayan sido aprobados por la exención 1 o 2 de IHSS o por la exención de WPCS. (Código de Bienestar e Instituciones, artículos 12300.4(d)(3)(A)-(B); 14132.99(d)(1)(B)(2). 
    • Los proveedores con exención pueden exceder el límite de 66 horas hasta un máximo de 360 horas al mes. Para obtener más información sobre las exenciones de IHSS y WPCS, consulte la publicación N.º 5603.02: Cambios recientes en las exenciones de la semana laboral de IHSS y WPCS para proveedores
    • Cada proveedor debe informar a cada consumidor para el cual trabaja el total de horas que está disponible para trabajar para ese consumidor. (Código de Bienestar e Instituciones, artículo 12300.4(b)(4). 
    • Los consumidores con múltiples proveedores deben enviar un Acuerdo de Semana Laboral entre Proveedor y Beneficiario del Programa IHSS (SOC 2256) para fijar un horario de trabajo que cumpla con el máximo de horas semanales del beneficiario. El acuerdo presentado debe estar firmado por el beneficiario y cada uno de sus proveedores.
    • Ejemplo: La proveedora Paula trabaja para dos consumidores: presta servicios durante 30 horas por semana para un consumidor y 40 horas por semana para el otro. Paula NO puede continuar trabajando 70 horas por semana, puede trabajar solamente 66 horas por semana en total para los dos consumidores, a menos que haya sido aprobada para una exención. Uno o ambos consumidores deberán encontrar otro proveedor para las 4 horas por semana que Paula no podrá trabajar.
  4. Exención de servicios de cuidado personal: Los proveedores para la exención de alternativas en el hogar y la comunidad [antes conocida como exención de centros de enfermería/hospitales para enfermedades agudas] o los participantes o solicitantes de exenciones de servicios en el hogar, están sujetos al máximo semanal de 66 horas o 70 horas y 45 minutos, a menos que estén autorizados para una exención de WPCS. WPCS se combina con IHSS para calcular las horas extra. 
    • Un proveedor de WPCS (o de IHSS y WPCS) que haya sido aprobado para una exención puede trabajar un total de 12 horas por día, y hasta 360 horas por mes para IHSS y WPCS combinados. (Código de Bienestar e Instituciones, artículo 14132.99(d)(1)(B)(2)).
  5. Ajuste de horas semanales: A veces, es posible que sea necesario que un beneficiario autorice a su proveedor a trabajar más de las horas semanales máximas del beneficiario identificadas en el SOC 2271A. 

¿Puedo Ajustar las Horas de mi Trabajador? 

Cuando no se generan horas extra 

Un consumidor puede autorizar a un proveedor a trabajar más horas que las horas semanales máximas del consumidor sin solicitar aprobación del condado siempre que las horas trabajadas:

  • No tengan como resultado más de 40 horas trabajadas por el proveedor en una semana, cuando el consumidor tiene autorizadas 40 horas o menos en una semana de trabajo. O bien,
  • No tengan como resultado más horas extra para el proveedor de las que trabaja normalmente en un mes calendario*. 

Y

  • No tengan como resultado que un proveedor, que trabaja para varios consumidores, trabaje más de 66 horas por semana. 

* Disability Rights California (DRC) no está de acuerdo con esta interpretación de la ley. 

NOTA: En casos en los que el consumidor tiene múltiples proveedores, y uno de los proveedores se enferma y no puede trabajar, el consumidor puede asignarle al otro proveedor todas o algunas de las horas semanales del proveedor enfermo, incluso si esto genera horas extra para un trabajador que normalmente no trabajaría horas extra. (Carta a todos los condados N.° 16-01 (“ACL 16-01”), párrafo 3 de la página 8, disponible para descarga en http://www.cdss.ca.gov/lettersnotices/entres/getinfo/acl/2016/16-01.pdf.) 

Cuando se generan horas extra 

Si un beneficiario necesita que su proveedor trabaje más de las horas semanales máximas y el trabajo realizado no cumple uno de los requisitos descritos anteriormente, el beneficiario deberá contar con una excepción para permitir que el proveedor trabaje horas extra, o más horas extra adicionales. Una excepción se define como la solicitud por parte un beneficiario de IHSS a un condado para permitir que el beneficiario ajuste su máximo de horas semanales para permitir que su proveedor trabaje horas extra durante una semana de trabajo en particular, lo que puede hacer que el proveedor trabaje y reciba una compensación por horas extra adicionales en un mes calendario. (Consulte la carta a todos los condados N.° 16-01, párrafo 4 de la página 9). Los condados deben considerar los siguientes criterios al determinar si aprueban o no una excepción: 

  • Las horas adicionales son necesarias para satisfacer una necesidad imprevista. 
  • Las horas adicionales están relacionadas con una necesidad inmediata que no se puede posponer hasta la designación de un proveedor de respaldo (conforme se especifica en SOC 827).
  • Las horas adicionales deben estar relacionadas con una necesidad que tendría un impacto directo en el beneficiario de IHSS y serían necesarias para garantizar su salud y seguridad.

El consumidor puede solicitar la excepción antes o después de que suceda el cambio de cronograma. El Departamento de Bienestar del condado no denegará sin causa razonable la aprobación de la solicitud de un consumidor. El condado también puede hacer un ajuste por una necesidad que se repetirá, como una consulta médica periódica. 

  • En cada nueva evaluación anual, el consumidor puede informar al trabajador social sobre toda necesidad que tenga de ajustar las horas semanales. El condado también puede autorizar un ajuste para las horas semanales en otro momento.
  • Ejemplo: La consumidora Rita tiene gripe y necesita que su trabajador haga horas extra en la semana 2 del mes. El trabajador generalmente hace 38 horas por semana, pero en la semana en que Rita está enferma el trabajador hace 44 horas. Rita puede comunicarse con el condado (mientras esas horas se trabajen o tan pronto como sea posible después de que se trabajen) y solicitar una aprobación de horas extra. Rita debe ajustar las horas de su trabajador para que este no trabaje más horas mensuales de las que Rita tiene autorizadas.
  • Ejemplo: El consumidor Andrew tiene 138,5 horas por mes o 34,6 horas semanales de IHSS. Andrew quiere que el proveedor trabaje 38 horas en la semana 1 del mes y 26 horas la siguiente semana. Andrew no necesita permiso para cambiar las horas en su propio cronograma porque el cambio no tendrá como consecuencia horas extra.
  • Ejemplo: El mismo consumidor Andrew que tiene 138,5 horas por mes, o 34,6 horas semanales de IHSS, quiere que su proveedor trabaje 42 horas en la semana 1 y 22 horas en la semana 2. Tiene que pedir al condado que le permita una excepción porque su pedido hará que su proveedor trabaje 2 horas extra en la semana 1.
  • Ejemplo: La consumidora Carla recibe 186 horas por mes o 46,5 horas por semana de IHSS. Su proveedor normalmente hace 26 horas extra por mes. Puede ajustar las horas semanales para que su proveedor trabaje más de 46 horas en algunas semanas y menos en otras, siempre y cuando las horas extra netas no sean más de 26 horas por mes. 

Nota: En los ejemplos anteriores, si los proveedores trabajan para otros consumidores, los consumidores no pueden autorizar a un proveedor a trabajar más de 66 horas por semana en total (o 90 horas por semana con una exención). 

¿Qué Sucede con los Clientes del Centro Regional si las Horas Extra Causan Pérdida de Servicios? 

Si el pago de horas extra implica la pérdida de los servicios de apoyo para la vida o de los proveedores, los consumidores del centro regional deben asistir a una reunión del Plan de Programa Individual (“IPP”). 

La postura de DRC es que siempre debe haber una manera de obtener una excepción individualizada del centro regional para pagar horas extra si fuera necesario porque, por ejemplo: 

  • El consumidor tiene relación con proveedores cuya pérdida lo perjudicaría. 
  • El consumidor tiene necesidades las 24 horas o necesita menos transiciones de personal, etc. 
  • Incluso si el consumidor no recibe SLS, puede solicitar al centro regional cuidad a cargo de un asistente adicional, descanso u otros servicios para compensar la pérdida de servicios debido a las horas extra (por ejemplo, si la excepción para horas semanales continúa siendo inadecuada para satisfacer las necesidades). 

Exenciones de IHSS y WPCS

Las personas que califican para una exención pueden trabajar hasta 90 horas por semana y 360 horas por mes. Para obtener información más detallada acerca de estas exenciones, consulte la publicación N.º 5603.02: Cambios recientes en los servicios de apoyo en el hogar y en la exención de servicios de cuidado personal; exenciones de semana laboral para Proveedores.

Exención 1 del IHSS (antes conocida como exención para la familia):

La exención 1 se encuentra disponible para los proveedores que cumplan TODAS las condiciones mencionadas a continuación al 31 de enero de 2016 o antes:

  • Brindan servicios de IHSS a dos o más beneficiarios de IHSS. 
  • Viven en la misma casa que todos los beneficiarios de IHSS a los que les prestan servicios. 
  • Tienen alguna de las siguientes relaciones con los beneficiarios de IHSS a los que les prestan servicios: padre o madre, padrastro o madrastra, padre o madre adoptivos o sustitutos, abuelo/a, tutor legal o representante autorizado. (Código de Bienestar e Instituciones, artículo 12300.4(d)(3)(A)(i)-(iii)).

Exención 2 del IHSS (antes conocida como exención por circunstancias extraordinarias):

Los proveedores que brindan servicios a dos o más beneficiarios de IHSS son elegibles para la exención 2 si cada beneficiario tiene al menos UNA de las siguientes circunstancias que pone al beneficiario en grave riesgo de ser internado en un programa de cuidado fuera del hogar si los servicios no pudieran ser brindados por ese proveedor:

  • Tiene necesidades médicas o de conducta complejas que deban ser tratadas por un proveedor que viva en el mismo hogar que el beneficiario. 
  • Vive en un área rural o lejana donde los proveedores disponibles son limitados y, como resultado, el beneficiario no pueda contratar a otro proveedor. O bien, 
  • No puede contratar a otro proveedor que hable el mismo idioma que el beneficiario, y como resultado, el beneficiario no puede guiarlo en su propio cuidado. (Código de Bienestar e Instituciones, artículo 12300.4(d)(3)(B)(i)-(iii)). 

Excepciones de la exención de servicios de cuidado personal:

Los proveedores para la exención de servicios en el hogar y la comunidad (HCBS) [anteriormente conocida como exención de centros de enfermería/hospitales para enfermedades agudas] o los participantes o solicitantes de exenciones de servicios en el hogar (IHO), que se hayan inscrito a cualquier exención el 31 de enero de 2016 o antes, y cuyas necesidades médicas o de conducta requieren que los servicios sean provistos por el proveedor solicitado, son elegibles para la exención WPCS si existe CUALQUIERA de las siguientes circunstancias:

  • El proveedor vive en el mismo hogar que el solicitante o beneficiario de la exención, incluso si el proveedor no es un miembro de la familia.
  • El proveedor cuida actualmente al participante de la exención y lo ha hecho durante dos o más años ininterrumpidos. O bien,
  • El solicitante o beneficiario de la exención no puede encontrar a una persona local a cargo del cuidado que hable el mismo idioma que el beneficiario, y como resultado, el beneficiario no puede guiarla en su propio cuidado. (Código de Bienestar e Instituciones, artículo 14132.99(d)(1)(A)).

Tenga en cuenta que un proveedor de IHSS o WPCS (o ambos) a quien se le concede una exención puede trabajar hasta un total de 12 horas por día, y hasta 360 horas por mes combinadas para el IHSS y WPCS que proporciona, sin exceder las horas mensuales autorizadas del participante en cada exención. 

¿Habrá Alguna Multa Multa si mi Proveedor no Cumple con lad Nuevas Normas?

  • En caso de violación por parte de un proveedor por presentar planillas de control de horas en las que se informen horas que excedan los límites de la semana laboral durante el proceso de referencia y evaluación de la exención 2, dichas horas serán anuladas independientemente de si el proveedor resulta no elegible para la exención o se le apruebe. (Carta a todos los condados N.° 17-13 (“ACL 17-13”) disponible en http://www.cdss.ca.gov/Portals/9/ACL/2017/17-13.pdf?ver=2017-04-07-144620-147, párrafo 1 de la página 9. 
  • Las violaciones se evalúan en un PROCESO DE CUATRO ETAPAS:
    • Primera violación: el consumidor y el proveedor recibirán una advertencia por escrito. 
    • Segunda violación: el consumidor y el proveedor recibirán una segunda advertencia por escrito. El proveedor recibirá material instructivo y puede evitar la violación si firma una notificación en la que reconoce que ha leído y entendido el material. 
    • Tercera violación: tres meses de suspensión para el proveedor.
    • Cuarta violación: un año de suspensión para el proveedor.
    • Suspensión: el Departamento de Servicios Sociales del Estado o un condado pueden hacer que un proveedor ya no preste servicios para el programa de IHSS si el proveedor continúa violando los límites de las normas en más de una ocasión. 

¿Qué Otra Cos Debo Saber Sobre las Nuevas Normas?

  • Tiempo de viaje: los trabajadores recibirán el pago por el tiempo de viaje entre los consumidores para los que trabajen en el mismo día. Los trabajadores no pueden recibir paga por viaje por más de 7 horas por semana. El tiempo de viaje no se deducirá de las horas de servicio del consumidor. Para obtener más información sobre el tiempo de traslado, consulte la publicación N.º 5607.02: Tiempos de Espera y Traslado del Proveedor de IHSS
  • Tiempo de espera: los trabajadores pueden recibir el pago por acompañar a un consumidor a una consulta médica si el trabajador está “de guardia” (por ejemplo, el trabajador no se debe retirar porque el proveedor debe ayudar al consumidor a regresar a su casa en cualquier momento). Las horas para cubrir esto se agregarán a la evaluación, pero se respeta el máximo de 283 horas. Para obtener más información sobre el tiempo de traslado, consulte la publicación N.º 5607.02: Tiempos de Espera y Traslado del Proveedor de IHSS.

¿Y Ahora Qué? 

 

 

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