Mis responsabilidades como representante autorizado de la organización para recibir pagos de los beneficiarios del Ingreso del Seguro Suplementario: Una guía de las mejores prácticas

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Como representante autorizado para recibir pagos, usted tiene el deber de actuar de la manera más conveniente para los beneficiarios a los que presta servicios. Las tres responsabilidades principales del representante autorizado son las siguientes: administración del dinero, rendición de cuentas y presentación de informes, y defensa.

Como representante autorizado para recibir pagos, usted tiene el deber de actuar de la manera más conveniente para los beneficiarios a los que presta servicios.1 Las tres responsabilidades principales del representante autorizado son las siguientes: administración del dinero, rendición de cuentas y presentación de informes, y defensa.

I. Administración del dinero

Como representante autorizado, debe ayudar al beneficiario con la administración del dinero. Esto significa que debe ayudarlo a utilizar sus beneficios para satisfacer sus necesidades de la mejor manera. Debe saber cómo el beneficiario utiliza su dinero. Esto incluye el seguimiento de otras fuentes de dinero, si las hubiera, así como las facturas actuales y futuras. Esto le permitirá administrar el Ingreso del Seguro Suplementario2 (SSI) del beneficiario o los fondos del título XVI para satisfacer todas las necesidades básicas del beneficiario, al mismo tiempo que se guarda suficiente dinero para actividades divertidas y ahorros.3 También ayudará a evitar un pago en exceso.

Ejemplo de administración eficaz del dinero

Sam recibe $1100 del SSI todos los meses. Su alquiler y las facturas de servicios son de $500 por mes, y asiste a la escuela nocturna para convertirse en electricista. Se acerca el invierno. Los padres de Sam viven en Hawái. Sam vive en California y desea ver a sus padres. Tiene diabetes. Su representante autorizado es Frank, quien trabaja para la empresa Homestead Rep. Payee Inc.

Un representante autorizado puede tomar las siguientes medidas para ayudar a Sam:

Frank habla a menudo con Sam sobre su presupuesto. Cada vez que Sam recibe los depósitos del SSI en su cuenta corriente con la titularización correcta, Frank los utiliza para pagar el alquiler y las facturas de servicios de Sam y se asegura de cubrir sus necesidades médicas de ese mes. Frank y Sam han acordado ahorrar $100 por mes para comprar un boleto de avión a Hawái para visitar a sus padres. Frank también le preguntó a Sam si necesita algo de ropa de abrigo para el invierno que se aproxima. Frank lleva a Sam a la tienda de ropa más cercana y lo ayuda a conseguir un buen descuento en un buen abrigo.

Después de examinar el saldo de la cuenta de Sam para el mes, Frank se da cuenta de que estará ligeramente por encima de su límite de recursos. Frank llama a Sam y le pregunta si está bien que utilice un poco del saldo excedente para pagarle la escuela nocturna. Frank le explica por qué deben pagar la matrícula y así gastar el saldo para evitar un pago en exceso.

Frank le da a Sam $100 para sus gastos personales y ocasionales (P&I). Sam quiere utilizar este dinero para dulces. Los dulces empeoran su diabetes. Sin embargo, Frank sabe que, una vez que le entregue el dinero para gastos personales y ocasionales a Sam, no puede impedir que se los gaste en dulces. En cambio, Frank se reúne con Sam para explicarle que comer dulces puede dañar su salud. Se ponen de acuerdo en que el dinero para gastos personales y ocasionales puede reducirse y ahorrarse para que pueda comprar un sillón nuevo en vez de dulces.

a.  Utilización del dinero para cubrir las necesidades del beneficiario

Su responsabilidad principal como representante autorizado es ayudar al beneficiario a cubrir sus necesidades básicas.4 Estas necesidades incluyen vivienda, comida, ropa, atención médica y artículos para la comodidad personal. Se deben utilizar los fondos del SSI para pagar esas necesidades primero antes de pagar las otras facturas del beneficiario, como las deudas vencidas.5 Si queda algo de dinero, debe preguntarle al beneficiario cómo preferiría gastarlo. Puede utilizar lo que queda para diferentes cosas. Esto puede incluir cosas para hacer la vida más cómoda, viajes, más suministros médicos, servicios para ayudar al beneficiario a ser más independiente, actividades divertidas y ahorros.

Un representante autorizado debe encontrar maneras de ahorrar el dinero del beneficiario. Por ejemplo, podría ayudarlo a reducir su alquiler o a encontrar una vivienda de bajo costo. Debe buscar descuentos en artículos, como provisiones y ropa.

Realice con el beneficiario un presupuesto que cubra sus necesidades, incluidos los gastos personales (P&I).6 Puede darle el dinero para gastos personales y ocasionales al beneficiario de la manera que él quiera, pero, generalmente, es en efectivo.

Hable con el beneficiario sobre cuándo y cómo prefiere recibir el dinero para gastos personales y ocasionales. Algunos representantes autorizados entregan el dinero para gastos personales y ocasionales a principios de mes, cada dos semanas o en cantidades pequeñas cada unos pocos días.

Una vez que entregue dicho dinero, no debe decir cómo el beneficiario puede utilizarlo. No debe hacer que el beneficiario haga un seguimiento de cómo utiliza el dinero para gastos personales y ocasionales o que le dé los recibos, incluso si usted no está de acuerdo en cómo lo gasta.

b.  Comunicación

La mejor manera de ayudar a un beneficiario con el dinero del SSI es hablar con él frecuentemente. Esto significa que debe comunicarse con el beneficiario al menos cada dos semanas. Hágalo incluso si el beneficiario no se contacta con usted. Si el beneficiario está de acuerdo, puede trabajar con el trabajador social o el proveedor de servicios del beneficiario para pagar las cosas que este necesita. Estos pueden ser artículos para terapia o actividades que lo ayuden a recobrar una capacidad. Hable frecuentemente con su beneficiario para saber qué necesita y cómo quiere utilizar su dinero.

Cuando hable con el beneficiario, infórmele sobre el saldo de la cuenta. También debe preguntarle si le sirve la manera en que le da el dinero. Además, debe preguntarle acerca de cualquier otro ingreso o recursos que tenga, como salarios, herencia o regalos. Usted no querrá pasar el límite de ingreso mensual o exceder los límites de recursos. Si excede los límites, la SSA puede suspender los beneficios.

Informar correctamente es aún más importante para las personas que reciben el SSI. Si alguien recibe el SSI y el monto que recibe dependen de cuántos ingresos y recursos tiene. La SSA puede dar de baja a un beneficiario por los meses en que recibió los beneficios y superó los límites.7 Para mantener los beneficios y evitar pagos en exceso, debe saber cuánto dinero y recursos tiene el beneficiario. De esa manera, puede administrar sus beneficios del SSI e informar cambios a la SSA correctamente.

Si el beneficiario recibió ingresos o recursos que superaron los límites, debe contactarse con el beneficiario para ayudarlo a gastar el monto. Pregúntele si le gustaría utilizar el dinero en facturas vencidas o en artículos que quiera. Es posible que tenga un gran exceso de recursos debido, por ejemplo, a que recibió un pago de suma única. Su responsabilidad como representante autorizado variará según la fuente de los fondos.8 Tendrá que informar a la SSA de cualquier manera. Usted no tiene control de la suma única a menos que sea de un pago retroactivo del SSI. Para los pagos de sumas únicas no correspondientes al SSI, como una herencia, debe trabajar con el beneficiario y, con su consentimiento, otras personas en el círculo de apoyo para decidir cuál es la mejor manera de utilizar esos fondos. Por ejemplo, puede comprar servicios funerarios. Puede trabajar con alguien que pueda establecer un fideicomiso para las necesidades especiales o las necesidades complementarias de tal manera que no afecte los beneficios.9

II. Obligaciones de rendición de cuentas y de presentación de informes

El representante autorizado debe hacer un seguimiento de los gastos del beneficiario. El representante también debe informar todos los problemas o cambios a la oficina local de la SSA. Un sistema eficaz de rendición de cuentas garantiza que el informe anual que usted presenta a la SSA esté completo. También es otra manera de conocer las necesidades financieras del beneficiario. El registro cuidadoso proporciona una prueba escrita en caso de que la SSA lo audite. Ayuda, además, al beneficiario cuando no está de acuerdo con algo que diga la SSA.

a.  Mantenimiento de registros

Si guarda los fondos del beneficiario en una cuenta bancaria, debe tener su propio registro para hacer un seguimiento de los fondos. Esto debe incluir un saldo actualizado, depósitos y extracciones. No debe depender de los registros bancarios. Cada renglón debe indicar las razones de las extracciones o la fuente de los depósitos.

También debe hacer que una persona distinta de la que realizó el registro compare los estados bancarios con el registro y apruebe cada revisión. Otros ojos pueden encontrar errores.

Se deben guardar y anotar en el registro los recibos de todos los gastos, excepto lo que el beneficiario utiliza para los gastos personales y ocasionales. Permítale al miembro del personal que comparará los registros que vea los recibos.

El representante autorizado también debe tener un registro que muestre todo el dinero para gastos personales y ocasionales que se le dio al beneficiario. El registro debe incluir la cantidad entregada, el motivo, la fecha, el dinero restante para gastos personales y ocasionales y un espacio para que el beneficiario firme después de cada recibo. El dinero para gastos personales y ocasionales que se guarde en efectivo debe estar bajo llave. Además, si entrega dicho dinero en efectivo que tiene en mano, debe hacer un seguimiento de a quién le pertenece cada vez que lo da.

b.  Presentación de informes a la SSA

Un representante debe presentar un informe de los ingresos del beneficiario a la SSA todos los años.10 Debe informar inmediatamente todo aquello que afecte la elegibilidad del beneficiario para los beneficios de la SSA. Esto incluye cualquier cambio que afecte la situación de vivienda del beneficiario, su trabajo, escolarización, ingresos, estado de salud, estado civil o viajes fuera de los Estados Unidos que duren más de un mes.11 El motivo de esto es que no tenga un pago en exceso. La SSA puede modificar el monto de los beneficios o suspenderlos si lo informa a tiempo.

También debe informarle a la SSA si su organización no puede continuar como representante autorizado. Esto puede ser por razones de salud, jubilación, bancarrota, mala administración, o bien simplemente porque usted quiere dejar de trabajar en la empresa.12

En todos los casos, el representante debe ayudar al beneficiario a encontrar uno nuevo o a que él mismo sea su propio representante. Es su deber entregar todo saldo restante al nuevo representante o devolverlo a la SSA si no se encuentra uno. La SSA actuará como representante temporal en ese caso.13 Si la SSA evalúa el caso y descubre que se le pagaba en exceso, puede conservar parte de los fondos del beneficiario para cubrir el pago en exceso.

Si es posible, conozca al administrador de la oficina local de la SSA. Esto puede acelerar una respuesta de dicha oficina. También puede ayudar a resolver problemas sobre los beneficios del SSI.

III. Defensa

Ser un representante autorizado no es solamente actuar como fiduciario. También significa que debe defender la protección de los fondos del SSI.14 Si el beneficiario recibe una carta del Seguro Social acerca de algún cambio en su elegibilidad o en el monto de los beneficios, debe ayudarlo a contactar a la SSA. Esto lo ayuda a continuar recibiendo fondos. Su responsabilidad es muy importante si la SSA descubre un pago en exceso durante el tiempo en que usted administró el dinero del beneficiario.15 Defender al beneficiario significa que debe ayudarlo a presentar la prueba correcta cuando este no esté de acuerdo con algo que dice la SSA. También significa asistir con él a las reuniones o audiencias con la SSA o un juez de derecho administrativo (ALJ). Puede ayudarlo a explicar su caso. Siempre debe preguntarle al beneficiario si quiere que lo ayude a solucionar un problema con la SSA.

a.  Correos de la SSA

Recibirá correos de la SSA sobre las cosas que afectan al beneficiario.16 Abra las cartas cuando las reciba. Es posible que tenga que responder rápidamente. Por ejemplo, si el beneficiario recibe una carta que dice que la SSA le pagó en exceso, usted debe comunicarle a la SSA dentro de los 10 días si desea que los beneficios no se modifiquen. De esta manera, la SSA no descontará dinero de los futuros cheques de inmediato.17 En ese caso, la carta se denomina “notificación del pago en exceso”. Otro ejemplo son las notificaciones de los exámenes de revisión de continuación de la discapacidad (CDR). La SSA requiere que los beneficiarios se realicen estos exámenes de vez en cuando. Esto ayuda a demostrar si una persona todavía tiene una discapacidad.18 Puede que el beneficiario necesite presentar pruebas de su discapacidad para continuar recibiendo los beneficios. Estas cosas tienen límites de tiempo. No querrá encontrar estas peticiones después de que se haya vencido el plazo.

b.  Cómo apelar las decisiones

Puede apelar una decisión que no favorece al beneficiario si lo hace dentro de la fecha límite. Por ejemplo, podría apelar si la SSA tiene planes de suspender o reducir los beneficios del beneficiario. También podría apelar si la SSA deniega la solicitud del beneficiario de ser su propio representante.

El primer paso para apelar una decisión es presentar una solicitud de reconsideración. Debe hacerlo dentro de los 60 días posteriores a la decisión. Puede obtener más tiempo si puede demostrar un buen motivo para presentar tarde la solicitud.19 Esto puede realizarse por medio de una carta o del formulario de la SSA.20 Cuando presenta la solicitud, puede decir si quiere una revisión del caso, una reunión informal o una reunión formal. Una revisión del caso significa que la persona que examina su caso solamente revisará la prueba escrita que le ha entregado a la SSA.21 Una reunión formal o informal le da la oportunidad de encontrarse en persona con el trabajador del Seguro Social en la oficina de campo. También puede llevar testigos.22 Una reunión en persona es una buena idea porque le da al beneficiario la oportunidad de explicarse y de responder las preguntas que el trabajador de la SSA pueda tener. En una reunión formal, el beneficiario puede buscar en su expediente información faltante o problemática que pueda explicar.

Si la SSA rechaza la solicitud de reconsideración, puede apelar ante un ALJ. Debe hacerlo dentro de los 60 días posteriores a la decisión.23 Debe tener un buen motivo para solicitar una extensión. A veces, tiene mejores posibilidades de ganar en el nivel del ALJ que en la oficina de campo. El ALJ tiene más facultades, conoce mejor la ley y tendrá en cuenta más factores. Puede que sea conveniente contratar un abogado para que defienda al beneficiario en la audiencia. Si actúa como defensor, es aconsejable entregarle un informe resumido al ALJ al menos dos semanas antes de la audiencia. El informe debe explicar los motivos por los cuales apeló y por qué el juez debe estar de acuerdo con usted. También puede entregarle al juez cualquier prueba adicional que quiera que este vea, como registros o evaluaciones médicos recientes. Es importante que presente nuevas pruebas antes de la audiencia cuando pueda.

En la audiencia, la SSA no tendrá un abogado. En cambio, tanto el ALJ como el defensor tendrán la oportunidad de hacerles preguntas al beneficiario y a los testigos. Además de los testigos del beneficiario, el ALJ generalmente tendrá un experto profesional y, con frecuencia, un experto médico. Aunque el beneficiario no tendrá derecho a ver los informes de los expertos antes de la audiencia, puede ver sus currículos.24 Puede preguntarles sobre sus experiencias laborales.

Es mejor preparar al beneficiario antes de la audiencia para calmar sus nervios. Para hacerlo, puede explicarle el proceso. Podría también practicar hacer y contestar preguntas.

Si no está de acuerdo con la decisión del ALJ, puede apelar ante el Consejo de Apelaciones (AC). Debe hacerlo dentro de los 60 días posteriores a la decisión del ALJ.25 El AC puede decir si quieren revisar su caso o no. Pueden desestimar, denegar o conceder la apelación.26 Si conceden la apelación, puede que envíen el caso de vuelta al ALJ para una segunda revisión. Esto, en general, lleva tiempo.

Si el AC desestima o rechaza la apelación, el beneficiario puede apelar ante el tribunal federal del distrito dentro de los 60 días.27 Este es un proceso mucho más difícil. Debe consultar con un abogado.

c.  Apelaciones por pago en exceso

Los beneficiarios con frecuencia reciben cartas que en las que se informa que se les pagó en exceso. Se denominan “notificaciones del pago en exceso”.28 Estas pueden provocarles estrés a los beneficiarios que dependen del SSI para pagar sus necesidades. La SSA envía estas notificaciones cuando cree que envió más dinero del que el beneficiario tenía derecho a recibir. Estas cartas pueden ser sobre algo reciente o algo que la SSA dice que ocurrió años atrás. El beneficiario tendrá que devolver el dinero a menos que gane una apelación o que la SSA renuncie al monto. No tiene importancia cuánto tiempo ha transcurrido o si el beneficiario ya ha utilizado el dinero. El proceso de apelación es el mismo que se describió más arriba, aunque debe considerar otras cosas.

Debe leer las notificaciones atentamente porque pueden tener errores. Algunas veces, el beneficiario puede demostrar que ciertos gastos redujeron su ingreso.29 Esos gastos pueden significar que la SSA le pagó el monto correcto.

Ejemplos de gastos permitidos

El beneficiario puede tener gastos laborales relacionados con las discapacidades (IRWE), como medicamentos, asistencia personal o transporte adaptado. Estos le permiten trabajar sin que cuenten para el ingreso.

Un programa de incentivos laborales, como PASS, es otro ejemplo. Permite que el beneficiario ahorre ingresos para capacitación profesional y otros gastos específicos. La SSA no considera este dinero cuando suma el ingreso para cada mes.

El primer paso para apelar una notificación de pago en exceso es que el beneficiario presente una solicitud de reconsideración. También puede pedirle a la SSA que “detenga la recuperación” mientras usted presenta una solicitud de reconsideración. Si lo hace, la SSA no le pedirá que devuelva el pago en exceso hasta que la apelación haya concluido. Si no le pide a la SSA que detenga la recuperación, le descontará dinero del cheque de beneficios del mes siguiente y de todos los cheques posteriores hasta que el monto quede saldado. Debe realizar esta solicitud dentro de los 10 días posteriores a la fecha en que recibe la notificación del pago en exceso.30 Si no se realiza esta solicitud a tiempo y no tiene un buen motivo para presentarla tarde, o si se rechaza su apelación, la SSA descontará dinero del monto de los beneficios. Generalmente, pueden quedarse con un 10 % de un cheque mensual de beneficios para la devolución del pago.31 Si ese monto impedirá que el beneficiario cubra sus necesidades básicas, puede pedir devolver una cantidad mensual menor.32

Si se rechaza la solicitud de reconsideración, puede pedir una audiencia ante un juez de derecho administrativo (ALJ), como se describe en la sección III.b. más arriba.33

Si su apelación no tiene éxito y hay un pago en exceso real, puede presentar una “solicitud de exención”. Al solicitar una exención, está diciendo que el beneficiario recibió un pago en exceso, pero que no debe devolverlo porque no sería justo hacerlo.34

IV. Lo que el representante autorizado NO es

Un representante autorizado solo puede ayudar al beneficiario con la administración de su Ingreso del Seguro Suplementario. Eso significa que el representante autorizado no puede tomar decisiones sobre la atención médica u otras decisiones financieras que no estén conectadas con el beneficio del SSI. Si el beneficiario recibe otro dinero del trabajo o de la familia, por ejemplo, el representante autorizado no puede controlar esos fondos. Tampoco debe depositar dinero que no sea del SSI en la misma cuenta donde se guarda el ingreso del SSI del beneficiario.

Ejemplo de la responsabilidad del representante autorizado respecto de los ingresos que no provienen del SSI

Sam recibe $1100 por mes del SSI. Trabaja tres días a la semana en una tienda de comestibles local. Sam también recibirá una gran herencia de su padre.

El representante autorizado de Sam debe administrar el ingreso del SSI. Sin embargo, debe decirle a Sam que puede utilizar sus salarios de la manera que él quiera. Los salarios no están conectados con el SSI. Sam también es libre de administrar su herencia por su cuenta sin el representante autorizado.

Sin embargo, el representante autorizado debe comunicarle a la SSA acerca de los salarios y la herencia de Sam cuando los reciba. El representante autorizado debe trabajar con Sam para ayudarlo a gastar la herencia en cosas que necesita. Hacerlo garantizará que Sam no tenga demasiado dinero en concepto de recursos. Si lo tiene, podría recibir un pago en exceso.

Si Sam no puede gastar el dinero a tiempo, el representante autorizado debe considerar establecer un fideicomiso. Alguien que no sea el representante autorizado o Sam debe crearlo. Si se crea correctamente el fideicomiso, el dinero en él no afectará el SSI de Sam.

V. ¿Cómo guardo los fondos del beneficiario?

El representante autorizado puede depositar los beneficios del SSI del beneficiario en una cuenta bancaria individual o colectiva. Sin embargo, las cuentas colectivas tienen normas específicas (consulte la lista a continuación).35 Estas cuentas no deben tener costos para los beneficiarios. Si las cuentas tienen tarifas o gastos bancarios, debe consultar con su agente bancario para que se lo exima. Las cooperativas de crédito y los bancos locales pequeños suelen estar más dispuestos a renunciar a las tarifas.

Antes de crear una cuenta colectiva, considere lo siguiente:

  1. Debe identificar claramente la parte del dinero de cada beneficiario en la cuenta a través del mantenimiento de registros.
  2. Si la cuenta genera interés, debe poder dar el interés a cada beneficiario según su parte en la cuenta.
  3. Cada beneficiario puede utilizar solamente su dinero.
  4. Los beneficiarios no deben tener una tarjeta de débito para acceder a la cuenta.
  5. La SSA debe revisar o aprobar la cuenta colectiva por escrito.

Una cuenta individual debe tener el dinero del SSI de un único beneficiario. Si es el representante autorizado de solo algunos beneficiarios, tener cuentas individuales puede ser la mejor manera de hacer el seguimiento del dinero y del saldo de la cuenta de cada persona.

Si es el representante autorizado de muchos beneficiarios, puede guardar su dinero del SSI en una cuenta colectiva. Una cuenta colectiva funciona como una cuenta corriente conjunta en donde todos los beneficiarios comparten un número de cuenta. Si utiliza este tipo de cuenta, debe asegurarse de que los fondos de cada beneficiario se utilicen solo para su beneficio. Se deben llevar registros separados para cada beneficiario. Además, no debe utilizar el dinero en esta cuenta para los gastos relacionados con el funcionamiento de su agencia. Por ejemplo, no puede utilizar este dinero para el correo o los suministros de oficina.

Puede darles una tarjeta de débito a los beneficiarios con cuentas individuales. Sin embargo, la tarjeta de débito debe estar limitada al monto para los gastos personales y ocasionales que ha acordado darle al beneficiario. Este límite protege al beneficiario de cargos por descubiertos en caso de que retire más dinero del que hay en la cuenta.

Nunca debe guardar los fondos del beneficiario en efectivo en una caja con llave. Es difícil hacer el seguimiento de los retiros de una caja con llave, lo que dificulta la contabilidad apropiada de los saldos del beneficiario. Asimismo, una caja con llave implica un alto riesgo de robo, ya que cualquier persona con una llave puede acceder al dinero.

a. Titularización de las cuentas

La cuenta, ya sea colectiva o individual, debe mostrar claramente en su título que los fondos pertenecen al beneficiario. Usted o su organización solo administran la cuenta como representante autorizado. No se aceptará una cuenta que tenga solo el nombre de su organización en el título.36

En general, el título debe mostrar que la cuenta pertenece a un beneficiario individual o a un grupo de beneficiarios y que la administra un representante autorizado.

Ejemplos de titularización de una cuenta bancaria:

Incorrecto: “Cuenta de Homestead Rep. Payee Inc.”

Correcto: “Cuenta del beneficiario del Seguro Social administrada por Homestead Rep. Payee Inc.”

“Homestead Rep. Payee Inc. en nombre de los beneficiarios del Seguro Social”

“Cuenta de fideicomiso del representante autorizado del beneficiario Sam del Seguro Social”

b.  Combinación de fondos

En general, el representante autorizado no puede depositar el SSI del beneficiario en una cuenta con fondos que no sean del beneficiario. Una cuenta que no es del beneficiario puede ser una cuenta de negocios operativa o una cuenta con dinero que pertenece a clientes que no necesitan un representante autorizado. Esta práctica se denomina “combinación”.37 Si combina fondos, se considera una mala administración de los fondos del beneficiario. La SSA también puede considerarlo fraude. Si la SSA sospecha que hay fraude, puede auditarlo o investigarlo.

La combinación puede perjudicar al beneficiario de otras maneras. En general, se protegen al menos dos meses de los beneficios del SSI del beneficiario contra los acreedores.38 Sin embargo, si combinó su SSI con otro dinero, es difícil diferenciar qué pertenece al beneficiario. El beneficiario puede, por lo tanto, perder esa protección. En ese caso, los acreedores del beneficiario o del representante autorizado pueden acceder al SSI para pagar las deudas.

Esta práctica también puede generar pagos en exceso. Supongamos que puso el SSI en una cuenta con su dinero operativo. La SSA puede pensar que el dinero operativo del representante autorizado también pertenece al beneficiario, lo cual puede ponerlos por encima del límite de recursos. La SSA entonces evaluaría un pago en exceso.

Puede ser difícil diferenciar el dinero operativo de los beneficios del SSI en una cuenta combinada. Puede utilizar los fondos del beneficiario para gastos como reparaciones de edificios o para pagar al personal por accidente. Nunca debe utilizar el dinero del beneficiario para pagar los gastos operativos.

c. Prácticas del representante instrumental

Una “práctica del representante instrumental” implica que el representante autorizado le da todos los fondos del beneficiario a este o a un tercero para que los administre. El tercero puede ser un individuo o una organización. La SSA desalienta firmemente esta práctica. Actuar como un representante instrumental puede significar que la SSA lo destituya de la función de representante autorizado.39

La práctica del representante instrumental generalmente ocurre cuando el beneficiario vive lejos del representante autorizado. Esto puede ocurrir si el beneficiario vive en un hogar grupal o utiliza un proveedor de servicios de vivienda independiente (ILS). El representante autorizado, que vive lejos, firma un cheque por el monto mensual total del SSI directamente para un tercero. El tercero puede ser el director del hogar grupal o el proveedor de ILS. El tercero luego utiliza el dinero para pagar el alquiler y otros gastos y le da el resto del dinero en concepto de gastos personales y ocasionales al beneficiario.

Posibles problemas con la práctica del representante instrumental:

Frank, el representante autorizado, vive a 50 millas (80 kilómetros) de Sam, quien vive en un hogar grupal. Sam ha vivido en dicho hogar durante 10 años. Se lleva bien con el director del hogar, Adam. Frank y Sam rara vez se ven en persona por la distancia entre ellos.

Todos los meses, Frank le extiende un cheque a Adam por $1100, el monto total del SSI de Sam. Adam utiliza los $1000 para pagar el costo del hogar grupal. Le da el resto del dinero ($100) a Sam cada unos pocos días para los gastos personales y ocasionales. Frank no tiene registro de cuándo y cómo Adam le da a Sam dicho dinero.

Al final del año, Frank llama a Sam para ver cómo está. Se entera de que Sam solamente está recibiendo $60 por mes en concepto de gastos personales y ocasionales. Sam rara vez trabajó con Adam para presupuestar el dinero para los gastos personales y ocasionales. Adam le dice a Frank que no sabe qué sucedió con los $40 faltantes de cada mes. Nunca llevó un libro de contabilidad del dinero que recibió de Frank.

Es imposible, después de un año, averiguar quién tomó los $40 faltantes de Sam cada mes. Por lo tanto, Sam ha sido estafado. No pudo gastar su dinero en cosas que necesitaba porque alguien se lo robó.

Como instrumento, el representante autorizado no administra realmente el SSI del beneficiario. En cambio, esta función se transfiere a una parte que no tiene supervisión o responsabilidad sobre cómo administra el dinero. El beneficiario tampoco puede trabajar con su representante autorizado para presupuestar su dinero y cubrir sus necesidades. Esta práctica también crea un riesgo de mala administración, fraude o robo.

La SSA no siempre prohíbe la práctica del representante instrumental. Si la permite, debe haber instrucciones claras por escrito para el tercero sobre cómo administrar los fondos del beneficiario. El representante autorizado también deberá tener contacto directo y frecuente con el beneficiario.40

Si usted es el representante instrumental de un tercero, considere la posibilidad de que el tercero deba ser el representante autorizado del beneficiario. Esto puede ser lo más sensato si el tercero conoce bien al beneficiario e interactúa con él todos los días. Si usted es un instrumento porque vive demasiado lejos del beneficiario, considere ayudarlo a encontrar un representante autorizado más cerca. También podría ayudar al beneficiario a ser su propio representante si tiene la capacidad para hacerlo.

Sam le dice a Frank que se siente preparado para ser su propio representante. Frank está de acuerdo. Trabaja con Sam para elaborar un plan para que administre su propio dinero.

Frank comienza por aumentar el dinero para los gastos personales y ocasionales con instrucciones claras por escrito de que Sam debe utilizarlo para el alquiler y la matrícula de la escuela. Sam también necesita guardar lo suficiente para la asignación y los ahorros. Frank pone el resto del dinero en la cuenta corriente individual de Sam y supervisa sus gastos.

Frank también ayuda a Sam a pedirles cartas a sus amigos, terapeuta y médico, quienes lo apoyan para que sea su propio representante. Escriben que la capacidad de Sam para administrar su propio dinero ha mejorado. A modo de ejemplo, hablan sobre cómo Sam ha estado ahorrando responsablemente el dinero para los gastos personales y ocasionales cada mes en vez de comprar dulces. En consecuencia, su diabetes ha mejorado.

VI. Cómo ayudar al beneficiario a ser su propio representante

El representante autorizado debe considerar si el beneficiario puede ser su propio representante. A fin de lograr este objetivo, trabaje con el beneficiario para elaborar un plan para aumentar su independencia. Por ejemplo, puede darle al beneficiario más dinero para gastos personales y ocasionales para pagar su propio alquiler y facturas. Al mismo tiempo, tiene que asegurarse de que el beneficiario cumpla con sus nuevas responsabilidades. El representante autorizado también podría trabajar con empresas locales de confianza para ayudar al beneficiario con las transacciones financieras.

Darle demasiado control financiero al beneficiario puede considerarse una práctica de representante instrumental. La SSA puede pensar que no está cumpliendo con su deber como representante autorizado. Para evitarlo, debe tener un plan claro por escrito que explique cómo el beneficiario debe utilizar su dinero.

Recopile pruebas de que el beneficiario puede administrar su propio dinero. Amigos, familiares, terapeutas e, incluso, empresas locales pueden ayudar con este proceso. Pueden escribir declaraciones que apoyen la capacidad del beneficiario para administrar el dinero por su propia cuenta.41

Entonces, si el beneficiario quiere ser su propio representante, comuníquese con la oficina local de la SSA. Pídales que evalúen si el beneficiario puede administrar su propio SSI.42 Realice esta solicitud por escrito y adjunte copias de todas las declaraciones de apoyo.

VII. ¡Su servicio como representante autorizado es muy necesario!

Su función como representante autorizado es importante para el beneficiario. Su administración cuidadosa de los fondos del beneficiario lo ayudan a comprar cosas que necesita y a ahorrar dinero. Ayudar al beneficiario a ahorrar dinero redunda en su beneficio y aumenta su independencia. Usted es fundamental en la enseñanza de las habilidades para la vida, como preparar presupuestos, ocuparse de la contabilidad, hacer balances y buscar las mejores ofertas. ¡Gracias!

 

APÉNDICE SOBRE LA SSA

Resumen sobre las apelaciones

Determinaciones iniciales

Si no está de acuerdo con una “determinación inicial” de la SSA, tiene el deber de asistir y defender al beneficiario en una apelación. Las determinaciones iniciales pueden incluir la elegibilidad, el monto del beneficio, los pagos en exceso y la denegación de la solicitud del beneficiario de ser su propio representante.

Tiene 60 días para presentar la apelación después de recibir la decisión/notificación desfavorable* *(10 días para solicitar la continuación de los pagos completos durante la apelación inicial).

Reconsideración

  • El personal de la SSA en la oficina de campo puede decidir acerca de la apelación.
  • Puede solicitar una reunión con un funcionario de audiencias o una revisión del caso solamente por escrito. Puede llevar testigos y nuevas pruebas.
  • Utilice el formulario SSA-561 o el SSA-789, o bien escriba una carta a la SSA (generalmente a la oficina de campo) para solicitar una reconsideración.

Tiene 60 días para presentar esta solicitud después de recibir la decisión sobre la reconsideración*.

Audiencia

  • Utilice el formulario HA-501 o escriba una carta a la SSA (generalmente a la oficina de campo) para solicitar una apelación.
  • Un juez de derecho administrativo (ALJ) en la Oficina de Adjudicación y Revisión (ODAR) local decidirá acerca de la apelación.
  • Puede solicitar una revisión de registros (OTR) sobre la base de los documentos si el asunto es sencillo. Si no se le concede, tendrá una audiencia.
  • El ALJ puede llamar a un experto profesional o a un experto médico. Puede llevar testigos y entregar pruebas adicionales.
  • Se recomienda entregar un informe resumido y nuevas pruebas antes de la audiencia.

Tiene 60 días para presentar esta solicitud después de recibir la decisión sobre la audiencia.

Consejo de Apelaciones

  • El Consejo de Apelaciones (AC) en Virginia decidirá acerca de la apelación sin una audiencia.
  • El Consejo de Apelaciones concederá, denegará o desestimará su solicitud sin mirar los fundamentos.
  • Utilice el formulario HA-520 o escriba una carta a la SSA (generalmente a la ODAR) para solicitar una revisión.
  • Si no tiene tiempo para entregar un informe resumido o nuevas pruebas con la solicitud de revisión, puede presentar una solicitud de tiempo adicional por escrito para entregar pruebas.

Tiene 60 días para presentar la solicitud después de recibir la notificación de resolución del Consejo de Apelaciones.

Tribunal federal

  • Un juez del tribunal de distrito de los Estados Unidos decidirá acerca de su apelación sin una audiencia.
  • Este proceso de solicitud es más formal. Deberá verificar las normas del tribunal local para conocer los detalles específicos.
  • Se cobra una tarifa para presentar la solicitud en un tribunal de distrito. Si el beneficiario no puede pagar la tarifa, puede presentar una solicitud para proceder en carácter de indigente (in forma pauperis).
  • La decisión se realizará sobre la base de la transcripción escrita, que incluirá todos los documentos de prueba y las apelaciones presentadas. También se espera que presente un resumen legal formal para respaldar su apelación.

 

 

1 CFR, título 20, artículo 416.635; SSA POMS GN 00502.114 (“POMS” es un manual que el personal de la SSA utiliza para explicar cómo cumplir con las normas del Seguro Social). Puede verlo en https://secure.ssa.gov/poms.nsf/home!readform. – (Volver al Documento Principal)

2 Esta publicación se centra en las normas para los beneficiarios del SSI. Si un representante autorizado administra los beneficios del Seguro Social para Personas con Discapacidades (SSDI) o los beneficios tanto del SSI como del SSDI, es importante aprender las diferencias de las normas. A veces, las normas del SSDI son más flexibles que las del SSI. – (Volver al Documento Principal)

3 CFR, título 20, artículo 416.645 – (Volver al Documento Principal)

4 CFR, título 20, artículo 416.645 – (Volver al Documento Principal)

5 USC, título 42, artículo 407; CFR, título 20, artículo 416.640(d) – (Volver al Documento Principal)

6 “Asignación para las necesidades personales” es un término utilizado para los beneficiarios que residen en establecimientos de atención a largo plazo. Sin embargo, puede encontrarlo como un término utilizado para referirse a gastar el dinero que se da a los beneficiarios que viven en la comunidad. – (Volver al Documento Principal)

7 Los límites de recursos son de $2000 para una sola persona o de $3000 para una pareja, aunque hay excepciones para los recursos contables. Los límites de ingresos son más complicados, dado que cambian anualmente y varían según la fuente del ingreso y el estado en el que reside el beneficiario. Algunos estados, como California, complementan los beneficios. Hay muchas excepciones. Por lo tanto, debe visitar el sitio web de la SSA para conocer más detalles acerca de los límites de ingresos. Http://www.socialsecurity.gov/policy/docs/quickfacts/prog_highlights/ (Volver al Documento Principal)

8 Consulte la publicación de DRC sobre los pagos de sumas únicas en nuestro sitio: https://www.disabilityrightsca.org/publications/lump-sum-payments-and-ssi-eligibility. – (Volver al Documento Principal)

9 Debe contactar a un abogado especializado en fideicomisos para las necesidades especiales, para redactar el fideicomiso de modo tal que proteja los beneficios del SSI. Según la fuente de los fondos, hay requisitos específicos respecto de quién tiene permitido establecer este tipo de fideicomiso. Consulte el USC, título 42, artículo 1396p(d)(4)(A). – (Volver al Documento Principal)

10 CFR, título 20, artículo 416.665 – (Volver al Documento Principal)

11 POMS SI 02301.005 – (Volver al Documento Principal)

12 POMS GN 00502.114 – (Volver al Documento Principal)

13 CFR, título 20, artículo 416.611 – (Volver al Documento Principal)

14 POMS GN 00502.114 – (Volver al Documento Principal)

15 Como representante autorizado, puede seguir siendo responsable de cualquier multa o pago en exceso aplicado al beneficiario si no administró correctamente el dinero. CFR, título 20, artículo 416.552; POMS SI 02201.020 – (Volver al Documento Principal)

16 POMS SI 02302.310 – (Volver al Documento Principal)

17 POMS SI 02220.010A.5.a. Sin embargo, el límite de 10 días puede extenderse si puede demostrar un buen motivo para presentar tarde los documentos. POMS SI 0220.010A5.b – (Volver al Documento Principal)

18 POMS DI 28001.003 – (Volver al Documento Principal)

19 POMS SI 04020.020B.2-3. La SSA da por sentado que usted recibe la carta cinco días después de la fecha de la notificación. Si superó el límite de 10 o 60 días, puede intentar demostrar por qué tuvo “causas válidas” para presentar tarde la solicitud. – (Volver al Documento Principal)

20 Puede obtener una copia del formulario de solicitud de reconsideración en la oficina local de la SSA o en línea en este sitio: https://www.ssa.gov/forms/ssa-561.pdf. – (Volver al Documento Principal)

21 POMS SI 02301.300C.7 – (Volver al Documento Principal)

22 POMS SI 04020.050. Una reunión formal le permite pedirle a la SSA que obligue a los testigos a presentarse aun si no quieren. Esto se denomina “citación judicial”. Incluso si usted no quiere citar judicialmente a un testigo al principio, con una reunión formal conserva su derecho en caso de que más adelante quiera hacerlo. – (Volver al Documento Principal)

23 HALLEX, capítulo I-2-0-60 (HALLEX es el Manual de Audiencias, Apelaciones y Derecho Contencioso. Contiene las normas que la SSA debe cumplir en el proceso de apelación). – (Volver al Documento Principal)

24 Consulte el HALLEX, capítulo I-2-1-30 – (Volver al Documento Principal)

25 HALLEX, capítulo I-3-1-1 – (Volver al Documento Principal)

26 HALLEX, capítulos I-3-4 a I-3-8 – (Volver al Documento Principal))

27 HALLEX, capítulo I-4-1-2 – (Volver al Documento Principal)

28 Para obtener más información acerca de qué hacer respecto de un pago en exceso del SSI, consulte nuestra publicación “Pagos en exceso del SSI”, disponible en nuestro sitio web: https://www.disabilityrightsca.org/es/publications/pago-excesivo-del-ssi. – (Volver al Documento Principal)

29 Para obtener más información, visite este sitio: http://www.ssa.gov/oact/cola/incomexcluded.html. – (Volver al Documento Principal)

30 Puede escribir brevemente el motivo de su solicitud de reconsideración en el formulario para que se presente a tiempo. Luego, puede brindar más detalles sobre su apelación. – (Volver al Documento Principal)

31 POMS SI 02220.016 – (Volver al Documento Principal)

32 POMS SI 02220.017A.1-2 – (Volver al Documento Principal)

33 Puede obtener el formulario de solicitud de audiencia en la oficina local de la SSA o en línea en http://www.ssa.gov/forms/ha-501.pdf. – (Volver al Documento Principal)

34 POMS SI 02260.001. El ALJ puede tratar al mismo tiempo las cuestiones de la revisión de la reconsideración y de la exención del pago en exceso. – (Volver al Documento Principal)

35 POMS GN 00603.020 – (Volver al Documento Principal)

36 POMS GN 00603.010 – (Volver al Documento Principal)

37 POMS GN 00603.010 – (Volver al Documento Principal)

38 USC, título 42, artículo 407 – (Volver al Documento Principal)

39 POMS GN 00608.044; POMS GN 00605.066 – (Volver al Documento Principal)

40 POMS GN 00605.066 – (Volver al Documento Principal)

41 POMS GN 00502.050 – (Volver al Documento Principal)

42 Consulte la página 22 de este documento para encontrar el formulario que necesita. Debe comunicarse con la oficina local de la SSA para obtener una evaluación y completar el formulario en persona. – (Volver al Documento Principal)